Housekeeping I

MODUL

                                                    

                                                               

ROZI YULIANI, S.STPar, MM

A. PENGERTIAN HOUSEKEEPING

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

B. JOB DESKRIPSI

Struktur organisasi di Tata Graha atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau housekeeping yaitu :

A. EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : GENERAL MANAGER

Bawahan Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER

TANGGUNG JAWAB JABATAN

1. Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.

2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

- General cleaning

- Decoration

- Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10.Memberikan perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.

13. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

14. Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

B. Tugas Tambahan

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.

3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.

4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

6. Menghadiri rapat manajemen.

B. ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING

NAMA JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSEKEEPER

Bawahan Langsung : HK Coord.

- Order Taker/Linen

- Roomboy

- Houseman

- Gardener

TANGGUNG JAWAB JABATAN ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

1. Pelaksanaan operasional di Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :

- Kamar tamu hotel.

- Koridor setiap lantai.

- Public Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).

- Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).

- Seluruh office area (utility termasuk locker karyawan).

2. Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.

3. Melaksanakan administrasi housekeeping department.

URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER

A. Tugas Pokok

1. Menerima laporan dari Front Office, EA, ED dan Group Informan
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :

• General cleaning

• Decoration

• Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.

3. Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.

4. Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.

5. Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.

6. Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga

7. Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.

8. Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.

9. Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.

10. Memberi perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.

11. Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department housekeeping.

12. Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi kerja).

13. Secara periodeik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.

B. Tugas Tambahan

1. Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan langsung.

3. Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department housekeeping.

4. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

6. Menghadiri rapat manajemen.

C. OFFICE BOY

NAMA JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)

DIVISI : HOUSEMAN

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman Section

1. Melaksanakan Kebersihan

• Setiap Office yang ada di Gedung Utility.

• Koridor dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.

• Ruang Makan Karyawan (EDR).

• Locker karyawan (putra dan putri).

• Area parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.

• Pool Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.

2. Menyiapkan air aqua galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di Utility).

3. Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.

URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan seluruh area Utility.

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

5. Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.

6. Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang Utility.

7. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.

8. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

9. Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

10. Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).

11. Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.

12. Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

C. Tugas Tambahan Houseman Section

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu Set-up dan clear-up meja dan kursi bila ada event.

4. Melaksanakan semua perintah atasan.

D. GARDENER

NAMA JABATAN : GARDERNER

• DIVISI : -

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan Langsung : -

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER

1. Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :

a. Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

b. Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.

2. Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.

2. Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di

area taman rumput (garder).

3.Mengembangkan, memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.

6. Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah tersedia di Utility belakang.

7. Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lain.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Ikut membantu set-up dan clear-up meja, kursi atau panggung bila ada event di taman rumput atau garder.

4. Melaksanakan semua perintah atasan lainnya.

E. HOUSEMAN

• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar, toilet, Meeting Room dan lain-lain.

2. Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan sebagainya.

3. Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).

2. Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.

3. Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.

4. Set-up function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.

5. Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.

6. Merawat tanaman dan membersihkannya.

7. Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).

8. Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.

9. Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.

10. Pada periode tertentu melaksanakan General Cleaning.

11. Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga lainnya).

12. Menerima atau melaksankaan perintah atasan.

13. Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

14. Membuat mini garden untuk meeting room.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.

F. ROOM BOY

• NAMA JABATAN : ROOM BOY

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan langsung :

-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan setiap kamar berikut kelengkapannya.

2. Melaksanakan keersihan Roomboy Station dan Roomboy Trolley berikut kelengkapannya.

3. Melaksanakan kebersihan setiap koridor..

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.

2. Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.

3. Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.

4. Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :

- Bed room

- Bath room

- Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.

5. Making bed.

6. Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.

7. Vacuum cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.

8. Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.

9. Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.

10. Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.

11. Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.

12. Membersihkan atau mengatur kembali trolley.

13. Menerima atau melaksanakan perintah atasan.

14. Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.

G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT

NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM ATTENDANT

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.

2. Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.

3. Merangkai bunga dan kelengkapannya.

URAIAN TUGAS

A. Tugas Pokok

1. Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.

2. Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.

3. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.

4. Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

5. Mengubah status kamar dan informasi ke FO.

6. Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk segera di follow-up.

7. Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk permintaan atau pemakaian :

- Expected Arruvaks/Departures

- Guest Supplies

- Cleaning Supplies

- Paper Supplies

- Printing and Stationaries

- Miscellaneous and Other Expenses.

- Dan administrasi lainnya.

8. Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.

9. Membuat dan melaksanakan :

- Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.

- Working Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya.

- Work Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.

- Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.

10. Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membantu membina, membimbing dan mengevaluasi trainee di HK.

4. Membantu dan membimbing bila ada karyawan baru di HK.

5. Melaksanakan semua perintah atasan.

H. LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER

• NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : HK SUPERVISOR

Bawahan Langsung :

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER

1. Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut administrasinya.

2. Melaksanakan pengaturan, penysunan dan order rangkaian bunga untuk keindahan dan kenyamanan hotel.

3. tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut administrasinya.

URAIAN TUGAS

LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER

A. Tugas Pokok

1. Bertanggung jawab atas :

- Jumlah linen/towel dan uniform yang ada di Linen Room.

- Kebersihan, kerapian linen dan uniform room.

- Pembagian linen/towel kepada Roomboy dan Houseman.

- Pembagian Geust Paper dan Cleaning Supplien kepada Roomboy dan Houseman.

2. Membuat file atau administrasi dan melaksanakan permintaan :

a. Purchase dan Storage Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Department baik untuk kelengkapan kamar tamu, public area maupun office.

b. Working schedule untuk karyawan dan trainee.

c. Work order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area berdasarkan laporan dari section-section di HK dan Section atau department lain yang diterimanya.

d. Inventori linen HK, linen FB dan rekapitulasi lost towel bulanan.

3. Merangkai, merawat dan mengganti rangkaian bunga untuk rooms public area dan tempat-tempat yang diperlukan.

4. Membuat schedule pencucian curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.

5. Membuat, file dan mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan mengenai :

a. Towel / linen and uniform.

b. Pemakaian guest, paper dan cleaning supplies.

c. Pemakaian printing dan stationaries.

d. Pemakaian bunga atau flower dan pemakaian atau administrasi lainnya.

6. Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.

7. Menerima semua telepon, informasi atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.

8. Melaporkan kepada atasan bila ada kejadian yang tidak semestinya.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasannya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

3. Membimbing, melatih dan mengevaluasi trainee.

4. Ikut membimbing dan membina bila ada karyawan baru.

I. HOUSEKEEPING SUPERVISOR

• NAMA JABATAN : HOUSEKEEPING SUPERVISOR

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI

Atasan langsung : EXECUTIVE HOUSKEEPER

Bawahan Langsung : - Room Boy

- Linen

- Houseman

- Garderner

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

1. Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.

2. Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.

3. Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar, koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.

4. Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby, restaurant dan garden) dan utility.

URAIAN TUGAS

HOUSEKEEPING SUPERVISOR

A. Tugas Pokok

1. Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).

2. Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.

3. Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.

4. Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.

5. Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.

6. Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.

7. Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.

8. Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.

9. Menghandle Lost and Found.

10. Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.

11. Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.

12. Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.

13. Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.

14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.

15. Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.

16. Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.

B. Tugas Tambahan

1. Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.

2. Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung.

3. Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.

4. Melaksanakan semua perintah atasan.

5. Menyelenggarakan briefing dan meeting.

J. ROOMBOY SUPERVISOR

• NAMA JABATAN : ROOMBOY SUPERVISOR

• DIVISI : ROOM DIVISION

• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

Kedudukan dalam organisasi

Atasan langsung : executive houskeeper

Bawahan Langsung : Room Boy

TANGGUNG JAWAB JABATAN ROOMBOY SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan dan kelengkapan semua kamar-kamar, koridor dan roomboy station.

URAIAN TUGAS ROOMBOY SUPERVISOR

A. Tugas Pokok

1. Mempersiapkan dan mengecek semua stock dan kebutuhan yang ada di roomboy station.

2. Membagi Wing Card dan peralatan kerja kepada masing-masing Roomboy.

3. Membersihkan semua kamar yang menjadi tanggung jawabnya.

4. Memimpin dan melatih pekerjaan Roomboy.

5. Menerima laporan kamar dari roomboy dan meneliti kebenarannya, lalu menindaklanjuti sampai tuntas.

6. Membuat laporan-laporan tentang kamar (kerusakan kamar, kamar VIP dan sebagainya).

7. Melaporkan langsung mengenai kehilangan, kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang milik tamua tau kejadian lain ke atasan.

8. Mengecek dan meneliti hasil perbaikan-perbaikan dalam kamar yang dilakukan oleh Engineering.

9. Mengecek dan meneliti hasil kerja akhir roomboy dan general cleaning.

10. Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.

11. Menerima supply linen/towel dan membagikan kepada roomboy.

12. Mengecek dan menghitung linen/towel yang akan dikirim ke laundry bersama dengan staf linen (linen attendant).

13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada Log Book.

14. Menyerahkan Ving Card kepada roomboy shift berikutnya.

15. Membuat working schedule roomboy.

B. Tugas Tambahan

1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.

2. Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel roomboy.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menyelenggarakan briefing dan meeting roomboy.

5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.

K. HOUSEMAN SUPERVISOR

NAMA JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR

DIVISI : ROOM DIVISION

DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING

Kedudukan Dalam Organisasi

Atasan langsung : executive houskeeper

Bawahan Langsung : Houseman

TANGGUNG JAWAB JABATAN HOUSEMAN SUPERVISOR

Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua public area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.

URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR

A. Tugas Pokok

1. Membuat working schedule untuk houseman.

2. Memimpin, melatih, mengawasi dan mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener dan swimming pool attendant.

3. Mengecek kebersihan dan keindahan semua area hotel yang menjadi tanggung jawabnya kecuali kamar-kamar (rooms).

4. Merencanakan dan membuat schedule untuk general cleaning.

5. Mengecek penggunaan housekeeping equipment, cleaning equipment, cleaning supplies dan lain-lain.

6. Melaporkan langsung ke atasan bila terjadi kehilangan, kerusakan dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan baik pada peralatan kerja maupun lingkup area kerja yang menjadi tanggung jawabnya.

7. Mengawasi pemeliharaan houskeeping equipment.

8. Mengawasi, merencanakan dan melaksanakan penyemprotan pest control.

9. Mengawasi, menyusun set-up function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.

10. Mengatur semua tanaman yang ada termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan kebersihannya.

11. Merubah susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.

12. Mendidik dan melatih pegawai atau trainee baru apabila ada.

13. Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada log book.

B. Tugas Tambahan

1. Ikut menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan department lain.

2 .Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan pengembangan personnel houseman.

3. Melaksanakan semua perintah atasan.

4. Menyelenggarakan briefing dan meeting houseman.

5. Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.

HUBUNGAN HOUSEKEEPING DENGAN DEPARTEMENT LAINNYA

Semua department dan semua section Kebersihan dan keindahan seluruh area utility dan sekitarnya Setiap hari dan setiap saat. Selain itu housekeeping departemen bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

PENGERTIAN HOUSEKEEPING

Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.

      Tugas dan  Tanggung Jawab Tata Graha (Housekeeping)

      Tugas Pokok

Menyelenggarakan kebersihan dan pemeliharaan area serta perlengkapannya untuk menciptakan suasana nyaman, aman dan menyenangkan bagi tamu serta bagi karyawan.

      Fungsi Pokok

-          Menyelenggarakan pembersihan secara teratur terhadap semua kamar tamu, ruang umum untuk tamu dan ruang pelayanan

-          Membuat dekorasi baik untuk didalam ruangan maupun di luar ruangan

-          Mengatur seluruh perabotan kamar (furniture)

-          Menangani lena (linen) dan pakaian seragam kerja (uniform)

-          Menyelenggarakan administrasi pemeliharaan dan membuat laporan

-          Menyusun rencana pembiayaan pembersihan dan pemeliharaan

-          Membina kerjasama yang baik dengan semua departemen di hotel

-          Menyediakan pelayanan lost and found

-          Menyediakan pelayanan baby sitting

      Peranan Tata Graha

-          Menghasilkan produk utama hotel

-          Menjaga asset fisik hotel

Secara khusus tugas dan tanggung jawab setiap seksi dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.  Seksi kamar (room section)

     Seksi ini bertanggung jawab terhadap kamar tamu (guest room). Petugasnya disebut pramugraha atau room boy (untuk pria) dan room maid (untuk wanita), dan sering juga di sebut room attendand.

2.  Seksi ruangan umum (houseman section)       

     Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kelengkapan semua ruangan hotel kecuali kamar tamu. Jadi ruangan-ruangan dibawah pengawasan houseman section ialah ruangan pelayanan dan ruangan umum untuk tamu atau public area seperti ruang tunggu (lobby), restoran, bar, ruang pertemuan (meeting room), gang ( corridor), kamar kecil (toilet), ruang ganti pakaian (locker), dan sebagainya. Petugasnya disebut houseman (untuk pria) dan housemaid (untuk wanita). Khusus untuk petugas toilet dan loker biasanya disebut toilet attendant. Sering pula disebut dengan istilah cleaner.

3.  Seksi lena dan pakaian seragam kerja (linen and uniform section)

     Seksi ini bertanggung jawab terhadap semua jenis lena yang diperlukan hitel dan semua pakaian seragam kerja seluruh karyawan hotel. Petugasnya disebut petugas lena atau linen boy atau linen attendant. Pengawasnya disebut linen keeper atau chief room atau pengawas ruang lena.

4.  Seksi gudang tata graha (housekeeping store)

     Staf tata graha setiap melakukak tugasnya memerlukan banyak peralatan antara lain, alat-alat pembersih (cleaning equipment), bahan-bahan pembersih (cleaning supplies), dan barang-barang keperluan tamu (guest supplies).

5.  Seksi pengadaan bunga (florist)

     Setiap ruangan umum dan pribadi tamu perlu diperhatikan keindahannya disamping faktor kebersihanya. Untuk menciptakan suasana indah maka diperlukan tanaman hias dan karangan / rangkaian bunga. Dalam hotel besar, keperluan ini ditangani oleh florist section.

     Tugas utama dari seksi ini sehubungan dengan tanaman hias dan rangkaian bunga adalah, pengadaan / merangkai bunga, penyimpanan, pengiriman / pendistribusian, pengambilan peralatan (clear-up)

6.  Seksi binatu (laundry anda dry cleaning)

     Seksi in bertanggung jawab terhadap pencucian semua lena hotel, pencucian pakaian tamu, pencucian pakaian seragam karyawan.

3.      Room Attendant

            Setiap tamu yang menginap di hotel tentunya selalu ingin menikmati keadaan kamar uang bersih, rapih, dan nyaman. Kondisi kamar yang demikian yang dapat menyakinkan tamu bahwa sejumlah uang yang telah dikeluarkan untuk menyewa kamar tidak sia-sia. Selain itu keadaan kamar hotel juga dapat menunjukan perhatian dan kepedulian hotel dalam menciptakan lingkungan yang bersih, aman dan menyenangkan untuk para tamunya. Departemen / bagian housekeeping yang paling bertanggung jawab dalam tugas-tugas ini, harus memastikan bahwa kamar-kamar yang disewa oleh tamu dan seluruh lingkungan hotel diluar kamar dapat memenuhi kebutuhan dan harapan tamu. Bukti keberhasilan dalam penyelenggaraan kebersihan kamar adalah kembalinya tamu untuk tinggal di hotel yang bersangkutan. Lebih dari itu, para tamu yang merasa mendapatkan kepuasan baik dalam produk kamar maupun pelayanan dari para room attendant akan menjadi tamu langganan (frequent-stay / repeater guest)

            Untuk menjaga standart kebersihan kamar hotel. Room attendant (room boy / room maid) harus menerapakan sejumlah prosedur yang telah ditetapkan oleh hotel, sering disebut SOP (Standar Operating Procedure). Dengan mengikuti SOP, petugas dapat menghemat waktu dan energy yang akhirnya dapat meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja. SOP yang ditetapkan pada setiap hotel disesuaikan dengan kebutuhan, artinya SOP mengacu pada jumlah kamar, luas kamar, dan fasilitas yang terdapat dalam kamar.

            Room attendant adalah sebutan untuk petugas hotel pada seksi kamar (room section) yang bertanggung jawab terhadap kamar tamu (guest room). Selain room attendant sebutan lain yang sering dipakai adalah room boy (untuk pria) dan room maid (untuk  wanita).. sedangkan untuk kepala seksinya di sebut dengan penyelia atau pengawas kamar tamu. Di industry perhotelan, lebih popular dengan sebutan supervisor atau floor supervisor.

Room Boy adalah karyawan hotel pada Houskeeping Department yang bertugas memelihara kebersihan, penataan ataupun kelengkapan supplies didalam kamar hotel (Rumekso, SE, Housekeeping Hotel, 2000).

4.      Persiapan diri (Penampilan)

Yang dimaksud dengan penampilan room attendant adalah penampilan dari segi fisik maupun  mental yang dapatdipertanggungjawabkan perwujudannya, baik kepada tamu, atasan, maupunsesama karyawan dan sikap yang sopan selalu siap melaksanakan tugas dengan penuh keramahan dan rasa tanggung jawab. Dalam melaksanakan tugas ini Room Attendant berhubungan langsung dengan tamu. Untuk itu menjaga kebersihan dan kerapian dari ujung rambut sampai ke ujung kaki merupakan hal yang wajib dilaksanakan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:

1) Berpenampilan rapi dan bersih serta sopan.

2) Rambut pendek di atas kerah.

3) Bagi wanita bila rambut panjang harus diikat/digelung.

4) Tidak mengenakan assesories yang berlebihan.

5) Tidak menggunakan make-up yang berlebihan.

6) Tidak berkumis/berjenggot bagi laki-laki.

7) Kebersihan tangan, kaki, badan tidak berbau, kuku tidak diperbolehkan panjang.

8) Kebersihan gigi gunakan uniform yang sesuai (right size, good quality, clean and good condition,) dan digunakan hanya untuk kerja.

Sikap  yang harus dilakukan oleh seorang room attendant antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Jujur, sopan, dan selalu member salam kepada tamu

2.      Pakaian harus rapih dan terawatt, sepatu bersih dan berkaos kaki

3.      Dapat berkomunikasi (dalam bahasa inggris)

4.      Selalu tepat waktu

5.      Member pelayanan yang ramah, berusaha mengingat nama tamu

6.      Tidak bersikap pilih kasih kepada tamu

7.      Tidak memberi informasi tentang manajemen dan rahasia hotel kepada tamu

8.      Tidak memakai perhiasan yang berlebihan saat bekerja

9.      Tidak merokok pada saat bekerja atau pada jam kerja

10.  Tidak makan permen karet ketika berkerja

11.  Tidak membaca saat berkerja

12.  Tidak bersikap angkuh dan sombong terhadap tamu

13.  Tidak bersiul saat bekerja

14.  Tidak menyanyi waktu bertugas

15.  Tidak menonton televisi dan menghidupkan radio pada saat membersihkan kamar

16.  Tidak meminta tips kepada tamu

17.  Tidak menjawab telepon untuk tamu dikamar

18.  Tidak mengajak teman berkujung ke hotel

19.  Tidak member kunci kamar kepada orang lain

20.  Tidak meninggalkan hotel dengan membawa kunci hotel

21.   Tidak membawa barang hotel tanpa ijin

Sebelum memulai pekerjaan, room attendant juga harus selalu siap dengan perlengkapan pribadi antara lain, sapu tangan, jam tangan, pulpen dan block note.

5.      Persiapan Cleaning Equipment, Chemical, Supplies, dan Formulir

Sebelum melaksanakan kegiatan pembersihan kamar, room attendant harus mempersiapkan cleaning equipment (peralatan pembersih), chemical (bahan kimia pembersih), supplies / amenities (persediaan), dan formulir. Kegiatan persediaan sebelumnya dilakukan di ruang linen. Ditempat inilah room attendant menerima pembagian tugas dan room status, mengambil kunci dan mengakhiri kerjanya pada saat shif. Ditempat ini pula room attendant mengambil stok untuk linen dan bahan-bahan serta amenities yang diperlukan. Kadang-kadang amenities dan bahan ditempetkan sendiri digudang housekeeping. Namun demikian, tidak semua hotel menggunakan kantor housekeeping untuk morning briefing ataupun afternoon breafing dan pembagian tugas pada ketiak akan mulai kerja. Dari housekeeping office, room attendant langsng menuju ke pantry yang berada ditiap lantai hotel (hotel bertingkat) untuk mempersiapkan trolley dengan segala isinya berdasarkan tingkat hunian kamar hotel (hotel occupancy). Persiapan room attendant trolley beserta isinya dibeberapa hotel dikerjakan oleh room attendat yang bertugas pada shift sebelumnya. Misalnya trolley pada shif pagi sudah disiapkan oleh room attendant yang bekerja pada shift malam sebelumnya, sehingga room attendant yang bertugas pada shift pagi hanya melengkapi perangkat yang belum lengkap disesuaikan dengan keadaan actual pagi itu.

Jenis dan jumlah perangkat pembersihan yang perlu dipersiapkan akan berbeda antara hotel satu dengan hotel yang lain. Hal ini disesuaikan dengan jenis kamar yang dibersihkan, jenis amenities yang disediakan hotel, dan ukuran trolley. Umumnya ukuran trolley yang sesuai dengan standar cukup untuk membawa semua kebutuhan pembersihan setengah hari.

Tugas pembersihan kamar tamu akan dapat dilaksanakan secara efektif oleh room attendant apabila semua peralatan pembersihan, chemical, dan supplies tersedia sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu departemen housekeeping perlu menyediakan beragam jenis alat untuk membersihkan setiap objek. Demikian juga dengan chemical (bahan kimia pembersih) dan supplies yang harus selalu tersedia di trolley pada saat melaksanakan proses pembersihan kamar

1)      Cleaning Equipment

Berikut ini jenis perlatan pembersih yang diperlukan untuk menyiapkan kamar.

-   Carry caddy

     Kotak perlengkapan pembersih untuk menyiapkan perlengkapan dan bahan pembersih yang bentuknya kecil

-   Hand gloves

     Alat yang digunakan untuk melindungi tangan dari bahaya bahan kimia pembersih

-    Sponge / scoure

     Alat untuk menggosok bathtub, dinding kamar mandi dan wash bashin

-    Hand brush

     Sikat yang dipakai untuk menggosok kotoran dan noda pada lantai atau dinding kamar mandi

-    Dry cloth

     Kain untuk mengelap objek furniture, keramik, porcelain, dan sejenisnya

-    Glass cloth

     Kain untuk mengeringkan gelas-gelas dalam kamar

-    Polishing cloth

     Potongan kain masih baru maupun handuk rusak yang tidak terpakai yang digunakan untuk mengkilapkan metal

-   Chamois

     Alat yang terbuat dari kulit kijang asli maupun sintetis untuk mengeringkan bathtub, kaca dan objek sejenis

-    Glass Squeegee

     Alat untuk menyeka air atau bahan pembersih pada kaca

-    Sprayer Bottle

     Alat penampung bahan kimia pembersih kaca lengkap dengan penyemprotnya

-    Toilet Bowl Brush

     Alat untuk menggosok bagian dalam toilet bowl

-    Door Stopper

     Alat pengganjal pintu kamar

-    Wet Mop

     Mop untuk mengepel lantai keramik

-    Bucket dan Mop Presser

     Alat untuk memeras mop, lengkap dengan ember penampung air

-    Dust Mop

     Mop kering untuk mengangkat debu pada lantai marmer, keramik dan kayu

-    Dry Vacum Cleaner

     Penyedot debu dan sampah berukuran kecil yang terdapat dalam kamar

2)      Chemical

Berikut adalah bahan kimia pembersih yang diperlukan dalam pembersihan :

-    Desinfectant : bahan kimia untuk membunuh kuman

-    Glass Cleaner : bahan kimia untuk membersihkan kaca

-    Floor cleaner : bahan kimia untuk membersihkan lantai

-    Furniture polish : bahan kimia yang digunakan untuk mengkilapkan perabotan

-    Detergent : bahan pencuci gelas, porcelain dan sejenisnya

-    Metal polish : bahan pengkilap metal

-    Multi purpose cleaner : bahan pembersih multi fungsi seperti untuk kaca, gelas, furniture, dan lantai

-    Air fresher : sebagai bahan pengharum ruangan

3)    Supplies

       Berikut ini jenis persediaan kamar yang diperlukan dalam kegiatan menyiapkan kamar tamu, diantaranya adalah sebagai berikut :

Ø  Linen supplies

-         Double sheet (seprei untuk double bed)

-         Single sheet (seprei untuk single bed)

-         Pillow case (sarung bantal)

-         Bath towel (handuk mandi)

-         Hand towel (handuk tangan)

-         Bath mat / bath rug

Ø  Bathroom supplies

-         Shampoo and conditioner (shampoo untuk keramas)

-         Bath foam atau bath gel (sabun cair untuk mandi busa)

-         Body lotion / hand body (pelembab kulit)

-         Talcum powder (bedak)

-         Bath salt (garam untuk mandi)

-         Tooth brush kit (sikat gigi dan pasta)

-         Cotton bud

-         Detergent

-         Shower cap (penutup kepala ketika mandi)

-         Shaving kit (cukuran kumis atau jenggot)

-         Nail fail (amplas kuku)

-         Match (korek api)

-         Shoe polish (semir sepatu)

-         Candle (lilin)

-         Bath soap (sabun mandi)

-         Hand soap (sabun untuk cuci tangan)

-         Tissue roll (tissue toilet)

-         Tissue box (kotak tissue)

-          Sanitary bag / disposal bag

Ø  Printing supplies and stationary kit

-          Ballpoint

-          Pencil

-          Sticker hotel

-          Writing paper / letter head (kertas surat)

-          Fax paper (kertas untuk faximilie)

-          Envelope (amplop)

-          Memo pad (kertas memo)

-          Door knob menu

-          Don’t disturb sign (tanda jangan diganggu)

-          Guest command (formulir komentar tamu)

-          Laundry list (daftar harga cucian)

-          Post card (kartu pos)

-          Minibar list (daftar harga minibar di kamar)

-          Laundry bag (kantong untuk laundry)

-          Slipper (sandal kamar)

-          Room service menu (daftar menu room service)

-          Hotel directory

-          Magazine (majalah)

Ø  Room supplies

-          Asbak

-          Gelas minum

-          Bola lampu, dan sebagainya

Untuk mendapatkan hasil kerja efektif dan efisien, petugas menggunakan room attendant chart untuk menampung semua perangkat pembersihan. Kelalaian atau ketidak telitian petugas dalam meyiapkan perlatan pembersihan dalam trolley dapat mengakibatkan pemborosan waktu karena room attendant harus mengambil perangkat yang tertinggal tersebut di pantry, gudang atau ruangan lena.

4)      Formulir pembersihan kamar

Setelah trolley selesai di set up dengan perangkat pembersihan, room attendant siap untuk memulai kegiatan utamanya yaitu membersihkan kamar tamu. Kamar-kamar yang harus dibersihkan dapat diketahui dari room status report. Pada sebagian hotel, formulir ini juga disebut room report. Formulir ini merupakan alat komunikasi dua arah yang efektif antara departemen housekeeping dengan departemen front office dalam mengkomunikasikan status kamar. Misalnya apabila ada tamu check out, maka bagian front office akan menghubungi bagian housekeeping. Sebaliknya, ketika kamar telah selesai dibersihkan dan siap di huni, maka bagian house keeping akan memberikan informasi terbaru mengenai kamar yang check out tersebut melalui computer online menjadi vacant clean atau vacant ready sehingga bagian front office dapat menjual kembali kamar tersebut kepada tamu-tamu lain. Pada hotel yang memiliki sistem komputerisasi, room report sudah diisi dengan data nomor kamar, nama tamu, status kamar, dan keterangan atau komentar. Data ini diperoleh dari print out information system. Jika hotel belum menggunakan ini, maka room attendant perlu menyalin data-data kamar yang telah disiapkan malam harinya dan mengadakan pengecekan secara langsung pada pagi hari.

                                                                                                              

Dalam melakukan pembersihan kamar, room attendant harus mengisi formulir room attendant control sheet / room boy control sheet setiap kali selesai membersihkan satu kamar. Room attendant bertanggung jawab menuliskan barang-barang yang masuk ke dalam kamar dan juga yang keluar dari kamar pada formulir tersebut. Dalam formulir ini terdapat data seperti sirkulasi linen yang kotor dan yang bersih, sirkulasi aminities lengkap dengan jumlah linen dan amenities yang masuk dan keluar dari kamar.

Dalam pencatatan room attendant control sheet, petugas tidak boleh hanya mengandalkan ingatan. Semua linen dan aminities yang masuk / keluar dari kamar harus segera di catat pada formulis. Demikian juga dengan catatan-catatan khusus yang terjadi dalam kamr seperti bola lampu mati, dinding tergores, tirai robek, televise tidak dapat hidup, dan lain-lain. Satu hal juga yang tidak boleh dilupakan adalah mengisi waktu masuk kamar dan keluar kamar tersebut. Pada akhir shift, formulir harus diserahkan kembali ke kantor housekeeping agar pengawas dapat menindak lanjuti hal-hal yang diperlukan seperti kerusakan kamar-kamar yang masih DND, menghitung produktifitas kerja room attendant, sirkulasi linen, pemakaian aminities dan lain-lain. Selain itu, apabila kegiatan administrasi ini dilakukan secara tertib maka akan sangat bermanfaat sebagai control dan membantu perhitungan biaya dalam departemen housekeeping.

Infomasi yang ada dalam room attendant control sheet antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Floor, lantai / seksi yang menjadi tanggung jawab room attendant

2.      Time, waktu petugas mulai dan mengakhiri kerja

3.      Date, tanggal room attendant melaksanakan tugasnya

4.      Linen, kelompok linen, misalnya sheet, pillow case, towel, dan lain-lain

5.     Guest supplies, kelompok keperluan tamu, misalnya soap, shampoo, stationary, dan lain-lain

6.      Time in, waktu ketika room attendant masuk kamar untuk membersihkannya

7.      Time out, waktu ketika room attendant keluar dari kamar untuk membersihkan kamar lain

8.      Remarks, keterangan

9.      Total received, jumlah linen bersih dan guest supplies yang diterima dari ruang lena

10.                                               SL (Soiled Linen), jumlah linen kotor yang dikeluarkan dari kamar

11.  Room status, status kamar yang dibersihkan

12.  Room number, nomor kamar yang dibersihkan

13.  Total used / soiled, jumlah keseluruhan linen kotor yang dikeluarkan dari kamar. Jumlah harus sama dengan linen bersih yang masuk dari linen room

14.  Clean returned, jumlah linen bersih yang tersisa

15.  Signature, tanda tangan room attendant

16.  Supervised by, nama dan tangan pengawas kamar (supervisor)

Room attendant control sheet berfungsi sebagai alat yang efektif untuk :

ü  Mengontrol waktu kerja room attendant

ü  Menilai dan mengevaluasi kinerja room attendant

ü  Mengantisipasi tindak kejahatan karyawan, pengunjung, tamu

ü  Mengontrol distribusi linen dan supplies ke kamar

ü  Mengontrol biaya department housekeeping

6.      Menata Perlengkapan

Berdasarkan hasil pemeriksaan kondisi atau status kamar, seorang pramugraha dapat menghitung jumlah kamar yang akan dibersihkan. Ini berarti bahwa jumlah lena yang diperlukan dapat diketahui. Berdasarkan jumlah lena yang diperlukan, seorang pramugraha melengkapi lena dan perlengkapan lainnya pada kereta pramugraha sesuai dengan kebutuhannya.

Kereta kerja pramugraha atau disebut ”Room Attendant Trolley” adalah kereta kerja yang digunakan oleh pramugraha untuk membawa lena dan perlengkapan lainnya dalam melaksanakan pekerjaannya. Di dalam kereta ini seluruh keperluan untuk membersihkan dan melengkapi kamar tamu disimpan sesuai dengan kebutuhan. Dengan demikian Room attendant Trolley digunakan untuk memperoleh cara kerja yang efektif dan efisien. Oleh karenanya Room attendant/roomboy/maid dapat membawa sekaligus seluruh peralatannya sesuai dengan yang dibutuhkan.

Persiapan untuk seluruh perlengkapan yang harus dibawa dengan menggunakan Room Attendant Trolley tersebut diatur sedemikian rupa sehingga dapat memudahkan pramugraha di dalam mendapatkan alat yang diperlukan. Pekerjaan untuk menyiapkan kelengkapan room attendant trolley harus dilakukan oleh pramu graha sebelum dan sesudah waktu kerja mereka.

Barang-barang Perlengkapan tamu (Guest Supplies), keperluan kamar yang dipersiapkan dalam trolley cart

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam stocking trolley, yaitu semua peralatan dan bahan pembersih harus ditempatkan dibawah item berupa makanan dan minuman, barang-barang yang kotor harus diperhatikan dari yang bersih, semua bahan pembersih harus tertutup, dan semua amenities berupa makanan dan minuman harus tertutup.

Trolley yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1.      Memiliki ruang yang cukup untuk menampung barang-barang yang dibutuhkan

2.      Terbuat dari bahan yang ringan dan kuat

3.      Memiliki roda yang dapat mengikuti gerak, sehingga mudah didorong

4.     Memiliki sisi-sisi yang bulat sehingga tidak mudah melukai petugas atau merusak barang-barang yang tersentuh oleh trolley tersebut.

Barang-barang yang ditempatkan pada room attendant trolley antara lain adalah sebagai berikut :

1.      Cleaning equipment

2.      Linen kamar tidur dan kamar mandi

3.      Guest supplies

4.      Stationery

5.      Kantong untuk linen kotor

6.      Kantong untuk sampah

Perhatikan penataan perlengkapan pembersihan pada room attendant trolley berikut :

Guest Supplies , Stationary Box
Hand Towel	Face Towel	Bath Mat
Bath Towel	Bath Towel	Bath Towel
Double Sheet	Single Sheet	Pillow Case