MODUL
ROZI YULIANI, S.STPar,
MM
Telah menjadi rahasia umum bahwa proyek konstruksi merupakan salah satu
kegiatan yang kotor, penuh dengan sisa-sisa material yang menumpuk dan
lain-lain. Oleh sebab itu, untuk proyek-proyek yang manajemennya tertata dengan
baik dan terstruktur pasti menempatkan manajemen housekeeping di bawah
manajemen K3 untuk mengatasi permasalahan-permasalahan sampah yang dihasilkan
dalam sebuah proyek konstruksi tersebut. Sebenarnya apa itu housekeeping dalam
sebuah proyek? Pada kesempatan ini akan diulas tentang manajemen housekeeping
dalam sebuah proyek.
Secara Etimologi kata housekeeping berasal dari kata house dan keep
(Inggris) yang juga sering disebut dengan kata tata graha dalam bahasa
Indonesia. House berarti tempat tinggal,
keep diartikan mengurus rumah tangga. Secara harfiah, kata housekeeping
diartikan sebagai pengaturan dan pemeliharaan rumah. Maka dari kata house
keeping tersebut dapat diartikan dengan pemeliharaan dan perawatan rumah tangga
yang meliputi semua perabotan yang ada baik yang bergerak atau yang tidak
bergerak.
Romekso, (2001 : 5) menyatakan: “housekeeping berasal dari kata house
yang berarti rumah dan keeping ( to keep ) yang berarti memelihara, merawat,atau
menjaga. Housekeeper adalah orang yang bertugas menjaga, merawat, serta
memelihara “rumah.”
Manajemen Tata Graha (5S GOOD HOUSE KEEPING) adalah penataan tempat,
dimana tempat yang dimaksud dalam Tata Graha adalah tempat lingkungan dimana
kita bekerja, baik itu di perkantoran maupun dipabrik. Manajemen Tata Graha
mengandung arti bahwa bagaimana kita mengkondisikan tempat kerja agar menjadi
aman dan nyaman sehingga kegiatan pekerjaan menjadi aman dan nyaman sehingga
kegiatan pekerjaan kita tidak terganggu yang akhirnya tujuan atau sasaran yang
ingin dicapai terpenuhi.
Housekeeping dianggap sebagai kegiatan yang bersifat preventif sekaligus
sebagai upaya pengendalian. Housekeeping yang baik perlu diterapkan sejak awal
mulai dari rancangan suatu proses, dikembangkan sesuai dengan perubahan yang
terjadi, dipantau dan dievaluasi secara terus menerus melalui dukungan dan
kerjasama semua pihak terkait seperti pihak manajemen, pekerja dan para
profesional dibidangnya masing-masing. Prinsip umum housekeeping bukan sekedar
kebersihan tempat kerja melainkan juga mengupayakan penempatan peralatan yang
tepat,sesuai dan benar.
Untuk manajemen housekeeping dalam proyek konstruksi area kerjanya
antara lain menciptakan sistem keamanan yang baik bagi tenaga kerja atau tukang
dan membuat lingkungan kerja menjadi bersih. Tugas lainnya adalah menyediakan
lokasi khusus yang digunakan untuk membuang atau menyimpan sisa material atau
kotoran lain agar lingkungan yang ada di tempat tersebut tetap bersih.
Tugas selanjutnya yaitu menyediakan tempat khusus untuk menyimpan
material-material, bahan bangunan serta peralatan pekerja yang digunakan di
proyek agar terlindung dan terjaga dan apabila material atau peralatan tersebut
sewaktu-waktu dipakai maka dapat ditemukan lebih cepat.
Manajemen housekeeping juga harus menyediakan tempat sampah untuk
membuang kotoran serta tempat khusus untuk menyimpan limbah yang sekiranya bisa
menimbulkan bahaya jika terhirup oleh hidung atau berterbangan karena tertiup
angin maupun benda lain yang terbakar.
Dalam waktu tertentu manajemen housekeeping bisa mengadakan rapat dengan
level di bawahnya dengan tujuan untuk memberitahu kepada segenap karyawan untuk
mau mematuhi peraturan yang telah dibuat dan disepakati demi keamanan mereka
sendiri.
Jika manajemen housekeeping ini tercipta dengan baik,
maka semua tenaga kerja yang sedang ada dan sedang melakukan tugas bisa merasa
nyaman. Dengan tercipatnya kondisi pekerja yang nyaman maka sudah dipastikan
akan menjadikan lingkungan di sekitar juga akan nyaman dan tidak terganggu
adanya kegiatan pelaksanaan proyek maupun pencemaran lingkungan dari proyek
tersebut.
HOUSEKEEPING
DI INDUSTRY HOSPITALITY
Meskipun pekerjaannya dianggap ringan dan
sederhana, di dalam dunia perhotelan dan hospitality peran Housekeeping
Department sangatlah penting. Dalam hotel dan di kapal pesiar, misalnya, skala
kebersihan yang ketat adalah standar yang diharuskan, dan kesalahan kecil
justru akan menarik perhatian dan memicu keluhan dari tamu. Selain membersihkan
secara fisik, Housekeeping Department juga melakukan fungsi penting lainnya,
seperti penjadwalan dan perencanaan, serta pengelolaan fasilitas tamu. Karena
itulah, biasanya, banyak housekeeping supervisor yang mendapatkan promosi ke
jenjang management karena pengalaman pengelolaan yang baik, terutama bagi yang
berpendidikan khusus di bidang hospitality.
FUNGSI UTAMA
Fungsi utama dari Housekeeping Department adalah menjaga
semua area hotel tetap bersih dan memastikan sanitasi yang sempurna sebagai
bagian dari pelayanan yang nyata terhadap para tamu dan konsumen. Housekeeping
attendant membersihan karpet dan furnitur di koridor, kamar tamu dan public
area. Mereka mengumpulkan sampah dan mengosongkan keranjang sampah, mengganti
seprai dan membereskan tempat tidur. Mengisi ulang sabun dan tisu toilet di
public toilet dan mengganti peralatan mandi dan perlengkapan di kamar tamu.
Mereka membersihkan dan memoles furnitur. Di beberapa hotel, mereka juga harus
membawakan barang-barang yang diminta para tamu, seperti boks bayi, extra bed,
dll. Tangan-tugas fisik ini merupakan kewajiban Housekeeping Attendant dan staf
kebersihan yang sebenarnya.
FUNGSI
PENGAWASAN
Dalam bisnis perhotelan pekerjaan mengatur dan
mengkoordinasikan kegiatan pembersihan dilakukan oleh floor supervisor dan
manajer Housekeeping. Mereka menentukan kamar atau wilayah mana yang harus
dibersihkan, membuat jadwal kerja, menetapkan tugas dan memeriksa ulang pekerjaan
yang telah dilakukan secara ketat. Penjadwalan sering membutuhkan
koordinasi dengan departemen lain di hotel untuk menghindari
terganggunya layanan lain yang sedang berlangsung. Supervisor juga memastikan
bahwa peralatan Housekeeping, seperti penyedot debu, Pemoles lantai, dll
dipelihara dengan baik. Saat menerima pengaduan atau complain dari tamu, mereka
harus menginvestigasi permasalahan tersebut dan memastikan bahwa
permasalahan itu ditangani dengan baik.
FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen Housekeeping dijalankan oleh
tingkatan supervisor yang lebih tinggi atau manajer, tergantung pada
ukuran hotel atau skala operasionalnya. Personel yang menjalankan fungsi ini
harus memiliki keterampilan dan pengetahuan dalam hal pengawasan, pengadaan, pengelolaan
anggaran dan pemecahan masalah. Sebagai contoh, manajer menetapkan standar
Housekeeping dan mengawasi pelatihan – pelatihan terhadap karyawan baru.
Mengadakan sesi in-service, menjelaskan kebijakan perusahaan dan mengawasi
penggunaan peralatan. Manajer juga mengontrol persediaan, mengurusi catatan
penggajian, mengelola anggaran departemen dan mengatur pengeluaran serta
menyediakan laporan tingkat hunian, dll. Peran lain yang tak kalah penting
adalah membantu menjaga moral dan semangat bawahannya tetap tinggi dan
memastikan bahwa prosedur keselamatan dipatuhi.
PERSYARATAN
Housekeeping personnel pada tingkatan awal (entry
level) biasanya belajar dengan membantu pekerja berpengalaman. Meskipun tidak
ada pendidikan formal yang diperlukan, namun mereka harus berada dalam kondisi
fisik yang layak. Untuk memulai karier di kapal pesiar, beberapa perusahaan
menetapkan personnelnya memiliki setidaknya pendidikan singkat mengenai lingkup
kerja dan tanggung jawab housekeeping. Untuk supervisor biasanya membutuhkan
setidaknya ijazah sekolah tinggi dan pengalaman dalam Housekeeping. Pada
tingkat manajemen, biasanya akan perlu pengalaman sebagai supervisor
Housekeeping ditambah pengetahuan tentang software komputer (office). Meskipun
tidak selalu diperlukan, pendidikan perguruan tinggi memberi Anda peluang untuk
promosi. Gelar sarjana dalam manajemen perhotelan atau referensi dari Asosiasi
Eksekutif Housekeepers International amat sangat diperlukan bagi calon pelamar
yang ingin berkarier di tingkatan manajemen.
Hotel Housekeeping Rules
Kenyamanan tamu dan masa tinggal yang lama merupakan
prioritas yang utama di industri perhotelan. Selain itu tamu yang kembali
(repeater) juga merupakan tujuan yang harus dicapai oleh semua pelaku bisnis
perhotelan. Ruangan dan kamar-kamar yang bersih menjadi kesan dan pengalaman
tak terlupakan bagi tamu sehingga diharapkan dapat kembali lagi dan memberi
referensi kepada klien potensial lainnya. Meskipun peraturan Housekeeping
mungkin berbeda dari satu hotel ke yang lain, ada satu aturan dasar dan standar
yang harus dipenuhi oleh semua hotel. Tujuan utama dari Housekeeping adalah
untuk menawarkan suasana yang bersih dan higienis demi kenyamanan tamu dan
pelanggan.
MEMASUKI KAMAR TAMU
Housekeeping attendant / Roomboy harus mengatur jadwal
pekerjaan mereka agar tidak mengganggu kenyamanan tamu. Mereka diwajibkan
mengetuk pintu dan menunggu sekitar 10 detik sebelum mengetuk lagi dan berseru;
"Housekeeping." Jika tidak ada respon setelah tiga kali ketukan,
diperbolehkan membuka pintu sedikit untuk memastikan kamar dalam keadaan kosong
sebelum masuk dan memulai pekerjaan. Jika tidak ada tanggapan dari kamar tamu
dan pintu terkunci dari dalam, pada waktu yang telah ditentukan, biasanya
24 jam, seorang Roomboy harus memberitahu atasannya. Supervisor harus memanggil
petugas keamanan untuk mengkonfirmasi bahwa tamu tersebut aman
KEGIATAN PEMBERSIHAN
Petugas housekeeping
di hotel diharuskan mengganti linen, membersihkan lantai, membersihkan semua
furniture, kamar mandi, dll. Agar tetap dalam keadaan hygienis, semua sabun,
shampoo, lotion, dan handuk harus diganti setiap hari. Petugas housekeeping
juga harus menggunakan cairan antiseptic yang dianjurkan untuk membersihkan
lantai dan semua permukaan perabot hotel. Sebelum tamu datang dan menghuni
kamar tersebut, supervisor harus memeriksa dan memastikan bahwa petugas
housekeeping telah melakukan prosedur kebersihan yang diberlakukan.
TIP DAN HADIAH
Untuk mengendalikan pencurian, kebanyakan hotel
memberlakukan aturan tentang menerima pemberian dan hadiah dari tamu. Housekeeping
personnel harus meminta tamu untuk menuliskan catatan yang menjelaskan bahwa
mereka telah memberikan hadiah. Housekeeping personnel harus menyerahkan apa
pun yang ditemukan di dalam kamar tamu kepada supervisor mereka dengan
slip penerimaan yang menunjukkan nomor kamar dimana item tersebut ditemukan,
untuk membantu para tamu mendapatkan kembali barang-barang yang tertinggal atau
dilupakan. Housekeeping Personnel juga harus menghormati barang-barang pribadi
tamu dengan tidak menyentuh atau memindahkan item yang terlihat mahal atau
rapuh. Sebagai tambahan, beberapa hotel mengijinkan dan memperbolehkan para
tamu menunjukkan aresiasi melalui tipping, Housekeeping Personnel seharusnya
tidak meminta atau bernegosiasi tentang jumlah tip-nya dengan tamu yang
bersangkutan. Jumlah tip untuk Housekeeping Personnel berkisar dari satu sampai
lima dolar per malam tergantung pada rate hotel dan kualitas layanannya.
PROFESIONALISME
Sebagai department yang selalu berhubungan langsung
dengan tamu, cara housekeeping personnel menjalankan pekerjaannya sering
dijadikan tolok ukur bagi standar sebuah hotel. Housekeeping personnel harus
selalu mengenakan seragam yang bersih dan rapi, serta harus bersikap dan
bertindak secara tepat. Housekeeping Personnel tidak boleh menjawab pertanyaan
dari tamu dengan kasar dan kurang sopan, serta tidak boleh menolak permintaan
tamu untuk membersihkan atau melayani mereka. Housekeeping Personnel harus
selalu memenuhi tuntutan para tamu dalam batasan profesionalisme sehingga
memperkuat kesan bagi tamu terhadap standar hotel yang tinggi.
MANAJEMEN HOUSEKEEPING HOTEL
A.
DESKRIPSI
Housekeeping berasal dari kata house yang berarti rumah, wisma, hotel, dan to keep yang berarti merawat atau memeilihara. Jadi house keeping
adalah bagian atau department yang mengatur atau menata peralatan, menjaga
kebersihan, memperbaiki kerusakan, dan member dekorasi dengan tujuan agar hotel
tampak rapi, bersih, menarik dan menyenagkan penghuninya (Agusnawar, 2000:20).
Housekeeping Departement juga
berarti bagian yang bertugas dan bertanggungjawab untuk menjaga kebersihan,
kerapian, keindahan dan kenyamanan diseluruh area hotel, baik di luar gedung
maupun didalam gedung, termasuk kamar-kamar tamu, ruangan-ruangan yang disewa
oleh para tamu, restaurant, office serta toilet ( Rumekso, 2002:1).
Tujuan utama pengelolaan
department housekeeping disuatu hotel adalah untuk mencapai pengelolaan
department yang efekif dan efisien, yaitu pemberdayaan semua sumber dan unsure
yang tersedia untuk mendukung visi dan misi hotel dalam menyajikan produk dan
pelayanan kepada para tamu. Hasil pengelolaan department housekeeping yang
baik yaitu berupa kebersihan, penampilan
faslitas dan produk hotel tentu akan dapat menarik tamu untuk menginap
B.
TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
1. Exc. Housekeeper
a. Tugas Pokok
Mengerahkan dan mengawasi seluruh
bawahan secara langsung serta mengontrol operasional sehari-hari di tata graha,
sehingga dapat berjalan lancar.
b. Rincian Tugas
1.
Menerncanakan program kerja dan anggaran
department tatagraha.
2.
Menhubungi kantor depan untuk mendapatkan
pemberitahuan mengenai today’s expected arrival list, guest in house list, VIP
list dan departure list sebelum memulai tugasnya dan kemudian meneruskannya
kesetiap penyelia kamar (room supervisor)
3.
Memberi perhatian khusus kepada tamu-tamu VIP.
4.
Mengkoordinir bidang kerja seluruh karyawan
dalam lingkungan tatagraha.
5.
Mengerjakan pemeriksaan dan pencatatan terhadap
barang-barang yang hilang atau rusak.
6.
Mengadakan pengawasan agar rencana kerja yang
telah disusun dapat berjalan dengan sebaik-baiknya.
7.
Menampung, menelaah, dan bertindak sebaik-baikya
terhadap semua complaint dari tamu.
8.
Mengadakan pelatihan dan memberikan
petunjuk-pentunjuk penggunaan metode kerja yang benar serta menciptakan suasana
kerja yang harmonis didepartemen tatagraha.
9.
Bertanggungjawab atas pengeluaran semua biaya
untuk keperluan operasional tatagraha yang meliputi pembelian alat-alat atau
bahan pembersih, lena dan lain-lain.
10.Membuat
evaluasi kerja bawahan setiap bulan/tahun.
11.
Membina hubungan kerjasama yang haromonis dengan
kepala depertemen atau bagian lain.
2. Asst. Exc. Housekeeper
a. Tugas Pokok
Menjalankan seluruh tugas dan
tanggungjawab exc.housekeeper, apabila yang bersangkutan berhalangan atau tidak
dapat menjalankan tugasnya.
b. Rincian Tugas
1.
Membantu exc. Housekeeper untuk membuat program pelatihan,
petunjuk pelaksanaan tugas, dan merencanakan program pelatihan karyawan.
2.
Mengontrol hasil keja bawahan, yang meliputi
disiplin, hasil kerja, dan mutu pekerjaan.
3.
Memonitor dan mengontrol situasi kamar yang ada
hubungannya dengan kamar check in/check out, room change dan Out of Order.
4.
Menhadiri pertemuan antar pimpinan bagian bila
exc. Housekeeper berhalangan hadir.
5.
Mnegontrol pemakaian alat-alat dan bahan
pembersih serta perlengkapan tamu.
6.
Menyelesaikan masalah yang timbul dalam
departemen tatagraha.
7.
Mengajukan permohonan pembelian alat-alat dan
bahan pembersih, lena, dan perlengkapan tamu kepada exc. Housekeeper.
8.
Memimpin dan membuat jadwal kerja para penyelia.
9.
Mengkoordinir para penyelia beserta bawahannya.
10.
Mengadakan briefing dengan para penyelia.
11.
Ikut membina hubungan kerjasama dengan para
kepala bagian atau departemen lain
3. Room Supervisor
a. Tugas Pokok
Mengawasi dan mengontrol pekerjaan
para pramukamar atau roomboy/roommaid, sehingga dapat berjalan sebagaimana
ditentukan dalam petunjuk pelaksanaan tugas atau standard operating procedure
yang berlaku di sepertemen tatagraha, khususnya untuk pekerjaan yang
berhubungan dengan pembersihan kamar tamu.
b. Rincian Tugas
1.
Mengadakan briefing dengan para roomboy/roommaid
mengenai sesuatu hal yang menyangkut keadaan tamu, misalnya tentang tamu VIP
dan kamar yang harus segera dibersihkan karena ada tamu yang akan C/I.
2.
Menerima tugas dari Asst. Exc. Housekeeper
3.
Membagikan pass key atau room key dan peralatan
kepada masing-masing roomboy/roommaid.
4.
Membagikan kebutuhan cleaning material kepada
roomboy/roommaid sesuai dengan jumlah kamar yang dibersihkan.
5.
Membuat room report sebagai sumber dalam
pembuatan housekeeping report.
6.
Melaporkan kehilangan atau kerusaka-kerusakan
dalam kamar tamu ke kantor tatagraha atau housekeeping office.
7.
Mengecek dan meneliti hasil kerja para
roomboy/roommaid dalam membersihkan kamar tamu.
8.
Mengecek dan meneliti hasil kerja atau perbaikan
yang dilakukan oleh engineering.
9.
Membuat laporan atas pekerjaan yang dilakukan
pada hari itu dan menulisnya di log book.
10.
Menerima kunci kamar atau pass key dari
roomboy/roommaid dan memeriksa roomboy/roommaid trolley cart setiap pergantian
shift
11.
Melaksanakan pengawasan pelaksanaan tugas-tugas
bawahan (sambil membimbing, mengarahkan, melatih dan memotivasi)
12.
Melakukan koordinasi dengan pihak-pihak terkait.
13.
Membantu bawahan untuk menghadapi masalah.
14.
Menerima dan melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan oleh atasan.
15.
Selalu tampil rapi, baik diri maupun ruangan
kerja, sikap ramah dan sopan serta selalu siap membantu.
4. Roomboy
a. Tugas Pokok
Bertanggungjawab atas kebersihan dan kelengkapan kamar-kamar tamu.
b. Rincian Tugas
1.
Datang kehotel tepat pada waktunya sesuai dengan
jam masuk.
2.
Memasuki pintu hotel melalui pitu masuk
karyawan.
3.
Mengenakan pakaian seragam.
4.
Mencata jam kedatangan padatime card stamping
machine.
5.
Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya.
6.
Memeriksa keadaan semua kamar pada permulaan
shift dan menulis situasi kamar sesuai dengan status kamar di work plan.
7.
Memeriksa kelangkapan trolley cart yang meliputi
guest supllies, linen supplies dan cleaning material.
8.
Melaksanakan pembersihan kamar tamu, yang
meliputi penataan tempat tidur, melengkapi perlengkapan tamu dan membersihkan
kamar mandi.
9.
Membuat laporan keadaan kamar yang sudah
dibersihkan.
10.
Melaporkan kerusakan dan kehilangan kepada
penyelia kamar dan kepada front office cashier. Apabila kerusaka dan kehilangan
terjadi akibat kesalahan tamu, biaya ganti rugi dibebankan kepada tamu.
11.
Mengembalikan linen dan towel, baik yang kotor
maupun yang bersih ke roomboy station sesuai dengan jumlah yang diberikan
kepadanya.
12.
Mengatur dan membersihkan kembali
roomboy/roommaid trolley cart.
13.
Apabila ada tamu yang C/I atau C/O,
roomboy/roommaid harus segera meneliti perlengkapan, sehingga dapat diketahui
ada tidaknya barang-barang milik hotel yang terbawa oleh tamu atau
barang-barang milik tamu yang tertinggal.
14.
Melaporkan kepada penyelia kamar, apabila ada
tamu yang pindah kamar atau sakit.
15.
Melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh
atasan.
5. Minibar Staff
Secara manajemen minibar staff berada
dibawah department Food and Beverage, namun secara operasionalnya lingkup
kerjanya berada dibawah housekeeping department.
6. Houseman Supervisor
a. Tugas Pokok
Mengawasi dan mengkoordinir para
houseman agar dapat menjalankan fungsinya untuk menjaga kebersihan area hotel
yang merupakan tanggungjawabnya.
b. Rincian Tugas
1.
Memberi pengarahan atau briefing kepada para
houseman .
2.
Memimpin dan mengawasi pekerjaan houseman
3.
Mengecek semua tempat yang menjadi tanggungjawab
houseman.
4.
Mengawasi pemeliharaan alat-alat pembersih,
misalnya floor machine dan vacuum cleaner.
5.
Memimpin penyusunan atau set up furniture
apabila ada function disuatu tempat dan apabila ada perubahan susuanan ruangan.
6.
Merencanakan program general cleaning
7.
Membina, mengerahkan dan melatih bawahan agar
terampil pada bidang pekerjaannya.
8.
Mengontrol pemakaian alat dan bahan pembersih
yag dipakai dalam pembersihan sehari-hari.
9.
Mngawasi hasil kerja houseman secara rutin.
10.
Bertanggung jawab atas kebersihan ruangan umum,
outlet dan kantor management.
11.
Memebuat jadwal kerja para houseman.
12.
Membina kerja sama dengan para penyelia
departemen lain.
13.
Membuat laporan harian atau bulanan kepada Asst.
Exc. Housekeeper
7. Houseman
a. Tugas pokok
Bertanggung jawab atas kebersihan
public area secra keseluruhan, yang meliputi kantor management, koridor, loby,
restaurant, public toilet dana lain-lain yang merupakan tnggung jawabnya
b. Rincian Tugas
1.
Datang ke hotel tepat waktu sesuai dengan jam
masuk
2.
Memasuki hotel melalui pintu masuk karyawan
3.
Mengenakan pakaian seragam atau uniform
4.
Mencatat jam kedatangan pada time card stamping
machine
5.
Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya
6.
Selalu menjaga loby area agar tetap bersih dan
rapi
7.
Membersihkan toilet-toilet umum yang ada di
hotel
8.
Menyiapkan alat-alat kerja sesuai dengan tugas
yang akan dikerjakan.
9.
Menerima pengarahan atau briefing dari atasan
mengenai peleksanaan tugas harian
10.
Membersihkan dan memperbaiki hotel, baik di
kamar tamu maupun di public area.
11.
Melaporkan setiap ada kerusakan, baik kerusakan
perlengkapan hotel maupun alat-alat kerja kepada atasan.
12.
Membersihkan dan merapikan alat-alat kerja di
tempat penyimpanaan.
13.
Melaksanakan tugas secara periodik menurut
jadwal yang telah dibuat oleh atasan, seperti general cleaning di function
room, floor lobby dan sebagainya.
14.
Melaporkan pekerjaan yang belum selesai
dikerjakan
15.
Membina kerjasama yang harmonis, baik dengan
teman sekerja maupun pekerja di departemen yang lain.
8. Swimming Pool Attendant
a. Tugas pokok
Bertanggung jawab aatas kebersihan
dan keamanan, swimming pool, area pool, serta menjaga keindahan swimming pool.
b. Rincian tugas
1.
Datang ke hotel tepat waktu sesuai dengan jam
masuk
2.
Memasuki hotel melalui pintu masuk karyawan
3.
Mengenakan pakaian seragam atau uniform
4.
Mencatat jam kedatangan pada time card stamping
machine
5.
Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya
6.
Menyiapkan alat-alat kerja sesuai dengan tugas
yang akan dikerjakan.
7.
Menerima pengarahan atau briefing dari atasan
mengenai pelaksanaan tugas harian
8.
Melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan
oleh atasan
9.
Membina kerjasama yang harmonis, baik dengan
teman sekerja maupun pekerja di departemen yang lain.
10.
Membersihkan dan merapikan alat-alat kerja di
tempat penyimpanaan.
9. Gardener
a. Tugas pokok
Menjaga keindahan hotel, khususnya
perkerjaan menata pertamanan hotel
b. Rincian tugas
1.
Datang ke hotel tepat waktu sesuai dengan jam
masuk
2.
Memasuki hotel melalui pintu masuk karyawan
3.
Mengenakan pakaian seragam atau uniform
4.
Mencatat jam kedatangan pada time card stamping
machine
5.
Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya
6.
Menyiapkan alat-alat kerja sesuai dengan tugas
yang akan dikerjakan.
7.
Menerima pengarahan atau briefing dari atasan
mengenai pelaksanaan tugas harian
8.
Melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan
oleh atasan
9.
Membina kerjasama yang harmonis, baik dengan
teman sekerja maupun pekerja di departemen yang lain.
10.
Membersihkan dan merapikan alat-alat kerja di
tempat penyimpanaan.
10. Linen and Uniform Supervisor
a. Tugas pokok
Bertanggung jawab atas kebersihan
linen and uniform karyawan.
b. Rincian Tugas
1.
Membuat administrasi lena dan handuk setiap
hari.
2.
Mengawasi pembagian sheets dan towel kepada
roomboy/roommaaid.
3.
Bertanggung jawab atas jumlah linen and uniform
di ruang linen.
4.
Membuat inventaris lena harian,mingguan, dan
bulanan.
5.
Mengusulkan dan mengajukan pembelian lena kepada
exc. Housekeeper.
6.
Membuat jadwal kerja linen attendant.
7.
Melaksanakan program kerja yang telah ditetapkan
oleh exc. Housekeeper.
8.
Membimbing , mengerahkan, dan memotivasi para
linen attendant agar bekerja dengan baik.
9.
Membuat evaaluasi pekerjaan linen attendant.
10.
Menerima dan melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan oleh atasan.
11.
Memeriksa, menulis log book, dan
menginformsaikan melalui log book tugas-tugas yang memerlukan tindak lanjut.
12.
Selalu membina hubungan kerja sama dengan
penyelia departemen lain.
11. Linen and Uniform Keeper
Petugas yang in charge di linen section,
tugas utamanya adalah mengontrol linen-linen yang keluar dan masuk dari linen
section.
12. Linen and Uniform Runner
a. Tugas pokok
Bertanggung jawab atas penerimaan
linen and uniform, baik yang kotor maupun yang bersih dari laundry, kelengkapan
penerimaaan linen bersih ke room section, serta pelayanan kebutuhan linen and
uniform kepada departemen lain.
b. Rincian Tugas
1.
Datang ke hotel tepat waktu sesuai dengan jam
masuk
2.
Memasuki hotel melalui pintu masuk karyawan
3.
Mengenakan pakaian seragam atau uniform
4.
Mencatat jam kedatangan pada time card stamping
machine
5.
Hadir di area kerja 15 menit sebelumnya
6.
Menerima pengarahan atau briefing dari atasan
mengenai pelaksanaan tugas harian
7.
Melayani pengambilan seragam karyawan.
8.
Mencatat jenis dan jumlah linen and uniform yang
akan dicuci.
9.
Memisahkan jenis maupun bahan seragamtau uniform
karayawan yang akan dicuci.
10.
Mengirim linen and uniform kotor ke laundry.
11.
Menerima,
mengambil, cucian linen and uniform yang sudah bersih dari laundry.
12.
Mengatur seragam karyawan sesuai dengan jenis
pakaiannya.
13.
Mengurus linen and uniform yang hilang atau
rusak pada saat pencucian.
14.
Melayani karyawan dari departemen lain yang
membutuhkan linen yang bersih.
15.
Melaporkan kepada atasan jumlah linen and
uniform karyawan yang rusak dan yang kotor.
16.
Melaksanakan tugas tambahan yang diberikan oleh
atasan.
17.
Membina hubungan kerja sama yang harmonis, baik
dengan teman kerja maupun deSngan pekerja di departemen lain.
13. Chief Laundry
a. Tugas pokok
·
Mengawasi dan mengatur terselenggaranya
pekerjaan di laundry, serta menjaga standar mutu pelayanan sesuai dengna
ketentuan yang berlaku di hotel tersebut.
·
Membuat, melaksanakan rencana kerja, dan
mengawasi kegiatan serta kedisiplinan kerja bawahan.
b. Rincian Tugas
1.
Mengatur karyawan laundry agar operasaional
laundry dapat berjalan dengan baik
2.
Mengembangkan system administrasi laundry
3.
Mengawasi dan mengontrol peralatan atau bahan
pembersih, baik pemakaian maupun permintaannya.
4.
Mengawasi dan mengecek hasil pencucian dan
pelicinan.
5.
Menyusun anggran dan pengendaliannya sesuai
dengan yang telah ditetapkan.
6.
Menyelesaikan masalah yang timbul, baik dari
laundry sendiri, departemen lain maupun dari tamu-tamu kamar
7.
Meneliti kebenaran atas pembuatan
laporan-laporan yang dibuat para penyelia laundry dan mengesahkan
laporan-laporan tersebut.
8.
Memberikan pengarahan, bimbingan, dan teguran
kepada bawahannya.
9.
Membuat atau
memberikan laporan kepada atasan terhadap kelainan-kelainan yang terjadi
dalam operasional.
10.
Melaksankana tugas-tugas lain yang layak dari
atasan
11.
Turut mengevaluasi bwahan dan mempromosikan
bawahan kepada atasannya, apabila bawahan tersebut memiliki etos kerja yang
baik.
12.
Membina hubungan kerja sama yang harmonis dengan
departemen lain yang ada di hotel.
14. Laundry Supervisor
a. Tugas Pokok
Mengawasi jalannya operasional dan
kelancaran kinerja mesin-mesin laundry di laundry section
b. Rincian Tugas
1.
Memberikan pengarahan kepada para bawahan
2.
Mengadakan pengecekan pemeliharaan mesin-mesin
laundry dan melaporkan setiap kerusakan yang terjadi di seksi tersebut
3.
Mengawasi
pelaksanaan pekerjaan bawahan dan memberikan bimbingan, pengarahan,dan
teguran bila mana perlu
4.
Mengawasi penggunaan laundry supplies dan
laundry chemical serta melaporkan kepada atasan apabila persediaan telah
menipis.
5.
Mengawasi dan memeriksa pakaian atau bahan yang
akan dicuci, terutama pakaian atau bahan yang memerlukan prioritas
pencuciannya.
6.
Memeriksa hasil pencucian.
7.
Mengusulkan rencana peningkatan mutu produk.
8.
Mengatur dan mengawasi pelaksanaan general
cleaning, serta kedisiplinan bawahan.
9.
Melaksanakan tugas-tugas dry cleaning supervisor
pada saat karyawan yang seharusnya melaksanakan pekerjaan itu berhalangan.
10.
Melaksanakan tugas-tugas yang lain dari atasan.
11.
Menjalin kerja sama yang dengan para bawahan,
sehingga terciptanya suasana atau iklim kerjayang sehat.
12.
Membina hubungan kerja sama dengan para penyelia
dari departemen lain.
15. Washer
a. Tugas Pokok
Seksi ini bertanggung jawab pada
pencucian pakaian yang dilakukan secara laundry menggunakan air dan obat cuci.
b. Rincian Tugas
1.
Menerima cucian kotor yang siap dicuci.
2.
Menyortir cucian menurrut warna ( gelap dan
luntur ), terang ( terang dan tidak luntur), dan putih.
3.
Bila menurut hasil pemeriksaan bahan pakaian
dapat rusak atau susut karena mesin cuci dan air panas maka pakaian tersebut
dicuci secara manual.
16. Marker and Checker
a. Tugas Pokok
Seksi ini bertanggung jawab member
tanda/kode pada cucian agar cucian tersebut mudah penangannya saat pengembalian
serta tidak terjadi kesalahan.
b. Rincian Tugas
1.
Menerima cucian kotor dari valet untuk diberi
tanda atau kode nomor kamar pada tiap cucian.
2.
Memeriksa dan menghitung kembali jumlah cucian
agar sesuai dengan laundry list.
3.
Memeriksa semua cucian yang dikirim oleh
tamu, apakah pakaian-pakaian itu kondisinya baik (tidak cacat) serta tamu memeriksa kantong pakaian untuk memastikan
bahwa barang milik tamu tidak ada yang terbawa.
4.
Memperhatikan permintaan tamu dan memberitahukan
pada seksi yang bersangkutan sehubungan dengan cucian tamu.
5.
Memindahkan catatan dari laundry list ke
buku cucian tamu.
6.
Menyerahkan laundry list yang sudah selesai
dikerjakan kebagian laundry atau dry cleaning.
7.
Mengirim laundry list yang dikerjakan pada
laundry office.
8.
Mengumpulkan cucian yang sudah bersih untuk
dipisahkan sesuai dengan kode atau nomor kamar.
9.
Pakaian yang sudah disortir dibungkus dalam
laundry bag dan bila ada on hanger digantung dan ditutup cover plastic.
17. Valet
a.
Tugas Pokok
Petugas ini bertanggung jawab atas pengembalian cucian kotor ke laundry
dan penngiriman cucian bersih kepada tamu di kamar.
C.
SEKSI-SEKSI PADA HOUSEKEEPING
DEPARTEMENT
Untuk menunjang kelancaran tugas sehari-hari dan agar dapat menjangkau
seluruh tugas, housekeeping department dibagi menjadi beberapa seksi menurut
areal tugas masing-masing.
Untuk itu
housekeeping department dibagi menjadi :
a.
Room
Section
Room section bertugas melaksanakan
pembersihan didalam kamar tamu, menyediakan atau menata tempat tidur, dan
pembersihan kamar mandi
Orang-orang yang terlibat pada Floor Section adalah :
1.
Executive Housekeeper
2.
Asst. Exc. Housekeeper
3.
Housekeeping secretary/ Office Clerk/ Order
Taker
4.
Floor Supervisor/Room Supervisor, Room Boy,
Minibar Staff,
5.
Linen Runner
Pada Bab ini, tidak akan dijabarkan satu persatu mengenai tugas pokok
jabatan orang-orang yang terlibat pada floor section diatas, namun hanya akan
membahas mengenai Room Boy/Room Attendant saja.
A.
Room
Boy
·
Petugas pada floor section disebut Room Boy, ada
beberapa definisi mengenai roomboy antara lain :
1.
Room Boy (Pramukamar) adalah petugas Floor
Section yang menjaga kebersihan, kerapihan, keindahan, kenyamanan dan
kelengkapan kamar-kamar tamu (Rumekso, 2002:7)
2.
Room Boy adalah petugas yang mempersiapkan
tempat tidur pada waktu membersihkan kamar. Pada waktu tamu masuk ke kamar,
pandangan pertama akan ditujukan ke kerapihan tempat tidur. Mereka akan
mendapatkan kesan yang pertama atas keseluruhan hotel hanya dengan melihat kerapihan tempat tidur itu.
Itulah sebabnya tempat tidur harus disiapkan serapih mungkin sebelum tamu masuk
ke kamarnya (Agus Sulastiyono, 1994:42).
3.
The Room Attendant is primarily responsible for
guest room cleaning and servicing. In general, the Room Attendant performs the
same functions in each Room assigned (Denny G. Rutherford, Ph.D.,1990:127)
Definisi-definisi tersebut diatas menunjukkan bahwa
Room Boy/Room Attendant sangat bejasa didalam operasional hotel. Penghasilan
(income) hotel pada umumnya yang paling besar didapat dari penjualan kamar,
walau ada beberapa diantaranya yang mendapatkannya dari penjualan makanan dan
minuman.
Begitu pentingnya peran Room Boy/Room Attendant ini
sehingga Room Boy harus professional. Room Boy/Room Attendant merupakan ujung
tombak sebuah hotel. Banyak sedikitnya tamu yang menginap di hotel sangat
dipengaruhi oleh kondisi kamar, yang pengelolaannya dilakukan oleh Room Boy.
Jika kamar selalu besi, rapi, aman, lengkap fasilitasnya, serta nyaman, pasti
para tamu yang menginap menjadi krasan, dan akhirnya dapat menjadi pelanggan
tetap. Bahkan para tamu tersebut akan menjadi marketer (alat promosi yang
efektif, karena akan menceritakan kesan yang menyenagkan selama tinggal di hotel,
kepada orang lain, sehingga akan mendatangkan banyak tamu untuk menginap di
hotel tersebut. Sebaliknya, bila kondisi kamar hotel kotor, tidak rapi, tidak
lengkap fasilitasnya, tentu tamu-tamu yang menginap akan mencari hotel lain
yang dapat memenuhi kebutuhan dan keinginannya.
·
Tugas-Tugas Room Boy/Room Attendant
Untuk tugas-tugas room boy tidak dijabarkan lagi pada
bab ini, karena telah dibahas pada bab sebelumnya. Namun pada intinya salah
satu tugas seorang room boy harus dapat
memberikan pelayanan yang berkualitas
agar tamu menadapatkan kepuasan.
Pelayanan memiliki definisi sebagai suatu usaha yang
dilakukan oleh manusia dan untuk manusia, dalam rangkan memenuhi
kebutuhan-kebutuhan serta tujuan-tujuannya sehingga embuatnya menjadi puas
(Agus Sulistyo, 1994:1)
“Customer satidfaction with service quality can be deifined by comparing
perception of service received with expectation of service desired” (James A
Fitzsimmons dan Mona J. fitzsmmons dalam buku Service Management for
Competitive Advantage, 1994: 189, dikutip langsung oleh Agus Sulastiyono)
Pelayanan terdiri dari lima
dimensi, yaitu ;
a.
Realibility, adalah kemampuan untuk memberikan
secara tepat dan benar pada jenis pelayanan yang telah dijanjikan kepada
konsumen.
b.
Responsiveness, yaitu kesadaran atau keinginan
untuk membantu konsumen dan memberikan pelayanan yang tepat.
c.
Assurance, adalah pengetahuan dan kesopanan
serta kepercayaan diri para pegawai. Dimensi assurance memiliki cirri-ciri
kompetensi untuk memberikan pelayanan dan memiliki sifat respek kepada
konsumen.
d.
Empathy, memberikan perhatian individu konsumen
secara khusus. Dimensi empathy ini memiliki ciri-ciri kemauan untuk melakukan
pendekatan, memberikan perlindungan dan usaha untuk mengerti keinginan dan
kebutuhan konsumen.
e.
Tangibles, yaitu penampilan para pegawai, dan
fasilitas-fasilitas fisik lainnya, seperti peralatan dan perlengkapan yang
menunjang pelaksanaan pelayanan (Agus Sulastiyono, 1994;5)
Unsur-unsur yang terkandung dalam kulaitas pelayanan
tergantung pada perilaku atau kualitas manusia serta tingkat keterampilan dan
keahlian yang dimiliki oleh setiap individu. Kualitas manusia tau perilaku
adalah berkaitan dengan cara karyawan memberikan pelayanan dengan menggunakan
sikap, perilaku dan keterampilan verbal dalam berinteraksi dengan konsumen atau
tamu. Keterampilan atau keahlian adalah penguasaan terhadap unsure-unsur teknik
dan prosedur kerja system pelaksanaan pekerjaan yang mapan dalam mentransfer
produk dan atau jasa (Agus Sulastiyono, 1994:7)
Room boy dalam memberikan pelayanan kepada tamu tidak
boleh membedakan tamu yang satu dengan yang lain karena semua tamu menghendaki
pelayanan yang cepat dan tepat.
·
Shift Kerja Room Boy/Room Attendant
Di dalam tugas sehari-hari,
Roomboy/Room Attendant dibagi menjadi dua shift atau tiga shift (jam dinas).
Pembagian jam dinas ini didasarkan atas besar kecilnya hotel, banyak sedikitnya
karyawan, serta kebijaksanaan manajemen (Rumekso, 2002:10).
Jika jam dinas room boy/room
attendant dibagi menjadi dua shift, maka jam dinasnya adalah:
a.
Morning Shift (dinas pagi) pukul : 07.00 – 15.00
b.
Evening Shift (dinas sore) pukul : 15.00 – 23.00
Tetapi ada juga morning shift dari pukul 06.00 – 14.00 atau jam 08.00 – 16.00,
sedang evening shift dari pukul 14.00 – 22.00 atau pukul 16.00 – 00.00
Jika room boy dibagi menjadi tiga shift :
a.
Morning shift, pukul: 06.00 – 14.00, 07.00 –
15.00 atau 08 – 16.00
b.
Evening shift, pukul: 14.00 – 22.00, 15.00 –
23.00 atau pukul 16.00 – 00.00
c.
Night shift, pukul; 22.00 – 06.00, pukul 23.00 –
07.00 atau 00.00 – 08.00
Mengatur jumlah kamar yang harus
dibersihakan oleh seorang room boy tergantung pada dtruktur organisasi dan tipe
property hotel bersangkutan. Dalam suatu hotel, setiap room boy biasanya
diharapkan untuk mampu membersihkan 14 hingga 18 kamar tamu per hari. Jumlah
jam kerja per hari 8 jam (480 menit). Dalam waktu 480 menit dikurang waktu
makan siang selama 30 menit ditambah waktu untuk beristirahat sealam 15 menit,
maka sisa waktu 480menit – 30menit – 15menit=435menit. Dilihat dari situasi ini maka room boy harus mampu
membersihkan setiap kamar selama 435 menit : 18 kamar = 24, 17 menit
Namun hotel
size, tipe hotel juga berpengaruh terhadap jumlah kamar yang akan dibersihkan
beserta waktu yang dibutuhkan oleh seorang roomboy untuk membersihkan kamar
tamu.
Time Spent On Room Cleaning
|
Hotel Size
|
Hotel Type
|
Number of Room Cleaned per day
|
Number of Minues per room
|
|
92 Rooms
|
Five-star,
with custom furnishing
|
9
|
50
|
|
100 Rooms
|
No frill
economy
|
20
|
23
|
|
500 Rooms
|
Four-star,
standard furnishings
|
17
|
27
|
|
435 Rooms
|
Five-star
landmark
|
13
– 14
|
32
– 35
|
|
200 Suites
|
Upscale,
all-suite
|
11
– 14
|
32
– 40
|
|
150 Resedences
|
Extended-stay
|
9
|
50
|
b.
Public
Area Section
1.
Pengertian
Publik area bertugas melaksanakan
kegiatan pemeliharaan kebersihan dan kerapihan di area umum kamar tamu, seperti
lobby, restaurant, bar, ruang pertemuan dan tempat-tempat lain di hotel.
Publik area terbagi atas :
a.
Bagian luar gedung
·
Parking area, memeliahara area yang
ada di sekitar area parkir.
Diharapkan tamu dapat merasakan pelayanan rasa nyaman mulai pada saat
tamu menggunakan area parker.
·
Garden, menyangkut pemeliharaandan
pengadaan tanaman yang ada diluar maupun
di dalam hotel.
·
Swimming pool, tugas-tugas khsus
housekeeping di area kolam meliputi mengumpulkan dan mengganti handuk basah,
mengosongkan tempat sampah dan asbak, membersihkan dinding, menyapu dan
mengepel lantai, memvacum carpet, mencuci pintu,membersihkan dan mengencangkan
perabot lounge.
·
Public toilet, pemeliharaan
kebersihan toilet tamu dan karyawan sangat mutlak. Pemeliharaan toilet yang
baik dan tepat akan memberikan perlindungan kesahatan tamu maupun karyawan.
Toilet yuang bersih dapat menimbulkan kesan bahwa hotel itu bersih dan
higenies.
b.
Bagian dalam gedung
·
Lobby area, lobby perlu kebersihan terus menerus
karena sering digunakan dan karena
lokasinya sebagai area umum yang utma di hotel. Beberapa tugas
kebersihan di lobby yang dikerjakan setiap jam dan setiap hari meliputi; clening
dan polising semua permukaan seperti kaca dan jendela dari noda, wiping
telepon, drinkenig fountain, asbak dan benda lain, juga membersihkan karpet dan
lantai. Tugas-tuga s khusus yang dilakukan mingguan meliputi vacuuming perabot
yang bersarung ( upholstery) dan gorden, dusting langit-langit bangquet dan
ruang rapat, kantor administrasi dan pemasaran.
·
Elevator, pembersihan area lift meliputi sisi di
dekat lantai dimana tanda lecet-lecet, goresan-goresan dan sobekan terjadi.
Handrailings dan pengontrol lift harus digosok untuk menghilangkan bekas jari.
Kaca dan cermin harus dibersihkan dengan hati-hati dan teliti jika ada
corengannya. Bagian dalam dan luar pintu lift harus dilap semuanya sdan rel
pimtu yharus dibersihkan dari kotoran. Karpet lantai mungkin sangat sulit untuk
selalu bersih dan kemungkinan perlu canister vacuum berkekuatan tinggi.
·
Front desk, bertanggung jawab terhadap
kebersihan dan perawatan perlengkapan peralatan yang ada di area front desk.
Pada pelaksanaannya apabila terjadi kerusakan terhadap perlengkapan peralatan
maka houseman harus melaporkan kepada atasannya. Barang-barang yang terkait
dengan bisnis di area front desk tidak boleh dipindahkan kecuali atas perintah
dari atasan.
·
Koridor, ada banyak tugas yang tercakup dalam
pembersihan koridor selain membersihkankarpet dan lantai. Petugas harus juga
membersihkan baseboards dan bingkai sekitar pintu kamar tamu.
·
Employee area, Area karyawan biasanya tertutup
untuk tamu, tapi mereka juga layak mendapat pembersihan yang sama dengan area
umum.
c.
Linen
and Uniform Section
1.
Pengertian
Linen dan uniform section bertugas
untuk mewakili housekeeper secara khusus dalam mengelola seluruh lena yang ada
di hotel dan pakaian seragam karyawan. Pengelolan tersebut meliputi pengiriman
lena ke seluruh outlet hotel, mengurus pencucian di binatu, penyimpanan
lena-lena tersebut, dan mengelola pakaian seragam karyawan.
2.
Tugas
dan Tanggung Jawab
Linen section
adalah seksi yang bertanggung jawab terhadap pengadaan dan penggantian linen
untuk keperluan tata graha, restoran, bar, banquet, dan outlet lainnya.
Kelancaran sirkulasi pemakaian linen sangat menentukan kegiatan operasional
hotel, khususnya outlet-outlet.
Dalam penanganan linen, kelancaran pengiriman linen
yang kotor ke laundry atau pengiriman linen dari laundry ke linen section
sangat menentukan. Hal ini harus didukung cara penyimpanan linen yang baik dan
benar. Selanjutnya mempunyai par stock (jumlah persediaan) tiga atau empat
kali.
Pelaksanaan tugas dapat berhasil karena didukung oleh
bagian-bagian yang menggunakan linen dan dengan pengontrolan linen secara
harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
3.
Tata
Tertib di Linen Section
Demi kelancaran tugas di linen section dan di tata graha maka diperlukan
tata tertib di lnen section. Tata tertib dan disiplin karyawan sangat
menentukan baik tidaknya hasil pekerjaan. Tata tertib karyawan linen section
sebagai berikut :
a.
Datang tepat pada waktunya .
b.
Selama bertugas memakai seragam.
c.
Bertindak
jujur, sopan, dan ramah.
d.
Dapat
bekerja sama dengan atasan dan rekan kerja.
e.
Mematuhi
peraturan pokok dari managemen.
f.
Dilarang
merokok selama berada dalam ruang linen.
g.
Dilarang mengobrol atau makan dalam ruang linen.
h.
Dilarang
meletakkan linen kotor dekat dengan linen besih.
i.
Dilarang
menggunakan linen untuk kepentingan pribadi.
4.
Alat-alat pendukung di Linen Room
Untuk
melaksanakan tugasnya, seksi linen memerlukan beberapa peralatan untuk
mendukung pekerjaan yang dilakukan. Alat-alat pendukung itu sebagai berikut :
a.
Linen
counter, adalah meja atau counter pemisah anatara petugas yang mengirim linen
kotor dengan linen attendant yang menyiapkan linen bersih.
b.
Meja,
digunakan untuk meletakkan dan melipat linen bersih yang baru datang dari
laundry, misalnya towel-towel.
c.
Rak,
rak ini bisa terbuat dari kayu atau besi dan digunakan untuk menyimpan
persediaan linen bersih, meliputi sheet, pillow case, towel dan napkin.
d.
Meja
tulis, meja tulis digunakan oleh linen attendant saat ,menulis atau membuat
laporan.
e.
Telepon,
merupakan alat konmunikasi di linen room yang digunakan untuk berhubungan
dengan seksi lainnya.
f.
Mesin
jahit, digunakan untuk memperbaiki linen yang rusak.
g.
Trolley,
adalah alat pengangkut linen kotor maupun linen bersih.
h.
Fire
Extinguisher, adalah alat pemadam kebakaran yang disediakan di linen room untuk
keamanan dari bahaya kebakaran.
5.
Pengambilan dan Pengiriman Linen ke Laundry
Prosedur pengambilan dan pengiriman linen supplies sebagai berikut :
a.
Semua linen kotor dari tiap-tiap kamar
dikumpulkan di room boy station oleh room boy. Semua linen yanng kotor disortir
dan dihitung, selanjutnya dikumpulkan di linen section. Dari linen section
dikirim ke laundry plan, dikelompokkan berdasarkan jenisnya dalam catatan linen
dan laundry delivery slip.
b.
Setelah dimasukkan ke laundry, kita dapat
mengambil linen yang bersih sesuai dengan yang kita kirim. Selanjutnya linen tersebut kita simpan di linen
section.
Prosedur pengambilan dan pengiriman linen restoran, bar, dan banquet
sebagai berikut :
a.
Semua linen yang kotor dari outlet dikirim ke
linen section dan dicatat dalam linen laundry delivery.
b.
Setelah linen kotor diserahkan kepada linen
attendant, oleh linen attendant akan ditukar dengan yang bersih sesuai catatan.
6.
Formulir di Linen Section
a.
Log
Book
Log book adalah buku laporan
dari shift yang baru selesai bertu gas pada shift berikutnya , untuk mencatat
hal-hal yang perlu diselesaikan atau diketahui.
b.
Linen and and umiform delivery slip
Linen and and umiform delivery
slip adalah formulir untuk mencatat linen kotor yang dikirim dari room section
maupun dari outlet lainnya.
c.
Daily inventory List
Daily inventory List adalah formulir untuk mencatat inventory linen
setiap hari di linen section.
d.
Monthly inventory List
Monthly inventory List adalah formulir untuk mencatat persediaan linen
setiap akhir bulan di linen section maupun di outlet-outlet lainnya.
e.
Lost and Damage Linen Report
Lost and Damage Linen Report adalah formulir yang digunakan untuk
mencatat atau melaporkan linen-linen yang rusak maupun yang hilang di linen
section, room section ataupun di outlet lainnya. Kerusakan dan kehilangan linen ini dilaporkan pada
chief linen room.
7.
Syarat-syarat Linen Section yang Baik
a.
Ruang
linen dekat dengan laundry dan cukup luas.
b.
Lantai
terbuat dari bahan yang mudah dibersihkan.
c.
Tersedianya
rak untuk menyimpan macam-macam linen dalam jumlah yanng cukup.
d.
Adanya
counter pemisah antara linen attendant dan tempat linen petugas yanng akan
mengirim maupun mengambil linen yang besih.
e.
Tersedianya
meja untuk melipat linen dan meja tulis.
f.
Ventilasi
memadai runtuk ventilasi udara/ AC.
g.
Fire
hidrant maupun fire extinguisher untuk menghindari kebakaran.
h.
Tersedianya
trolley untuk membawa llinen kotor ke laundry atau linen bersih dari laundry.
i.
Tersedianya
mesin jahit untuk memperbaiki llinen yang rusak.
j.
Tersedianya
telepon untuk komunikasi denngna bagian lain.
8.
Pengadaan Linen Berdasarkan Parstock
Linen
parstock adalah jumlah persediaan linen yang dibutuhkan dalam peredaran, atau
jumlah persediaan linen yang diperlukan dalam operasi hotel.
Persediaaan
linen ideal ( ideal parstock) adalah 5 par ( lima set) dengan asumsi :
1.
1 par
terpasang
2.
1 par
di Linen room
3.
1 par
Main Linen room sebagai cadangan
4.
1 par
kotor ( belum dicuci)
5.
1 par
di Laundry sedang dalam proses pencucian
Hal ini tidaklah mutlak,
tetapi sangat tergantung terhadap kemampuan hotel serta management policy.
Adapun pengadaan parstock ini
meliputi semua perlengkapan yang diperlukan baik di Floor Section maupun Food
and Beverage Outlet. Minimal perlengkapan linen yang harus dimiliki oleh suatu
hotel dalam operasinya adalah 3 par dengan asumsi :
·
1 par
terpasang
·
1 par
kotor
·
1 par
siap pakai
Pemakaian linen yang
berlebihan akan mempercepat kerusakan linen, karena seringnya dicuci sedang
proses pencucian itu sendiri memerlukan bahan kimia dan proses steam up panas. Bila memiliki 3 par stock, artinya setiap
linen yang ada akan memperoleh giliran dicuci ( setelah dipergunakan ) 3 hari
sekali ( 10 kali sebulan ). Jika umur linen 300 x pencucian, maka linen
tersebut akan dapat dipergunakan selama 30 bulan atau 2,5 tahun.
Untuk menghitung parstock yang
diperlukan Floor section, yaitu linen supplies yang digunakan di dalam
kamar tamu (guest room), rumusnya adalah
sebagai berikut :
 |
Contoh :
Sebuah hotel memiliki 50 buah kamar twin bed room. Satu
bed dipasangi 3 single sheet. Satu
kamar ( dengan dua bed ), berarti sheet yang dipasang 6 pcs ( helai ). Bila
hotel tersebut menggunakan 3 par stock single sheet, maka jumlah sheet yang
diperlukan adalah :
50 x 6 x 3 = 900 pcs.
Keterangan :
50 = jumlah
kamar
6 = sheet yang terpasang
3 = parstock
9.
Jenis
– jenis Linen
Linen supplies yang dipergunkan di Housekeeping Department ( Floor
Section) meliputi :
a.
Bed skirt
b.
Bed pad
c.
Sheet
d.
Pillow case
e.
Towel
f.
Glass curtain
g.
Night curtain
h.
Shower curtain
i.
Dust cloth
j.
Glass cloth
Sedangkan linen supplies yang dipergunakan oleh Food and Beverage
Department adalah sebagai berikut :
a.
Multon
b.
Table cloth
c.
Napkin
d.
Table skirting
e.
Green velvet
f.
Tray mat/place mat
g.
Glass cloth
h.
Kitchen towel
i.
Apron
j.
Service napkin
10. Linen Inventory
Linen inventory adalah
pengontrolan atau pengawasan pemakaian dan persediaan linen yang dipergunakan
di kamar, di gudang room boy station, outlet di linen room dan laundry.
Mengingat linen merupakan perlengkapan hotel yamg penting dan mahal akan
pengontrolan harus dilakukan secara rutin dan seksama. Hal ini tidak lepas dari tanggung jawab para
supervisor di seksi masing-masing dan kerja sama dengan petugas di linen room.
Macam-macam
linen inventory sebagai berikut :
a.
Inventarisasi
harian ( Daily Inventory)
Inventarisasi harian merupakan
pengontrolan dan perhitungan linen yang diadakan setiap hari di seksi
masing-masing. Dilaksanakan untuk mengetahui jumlah persediaan yang ada. Bila
ada kerusakan, noda, atau hilang dapat cepat diketahui.
b.
Inventarisasi
mingguan ( Weekly Inventory)
Inventarisasi mingguan
merupakan pengontrolan dan perhitungan linen yang diadakan seminggu sekali di
linen section maupun di seksi masing-masing dilaksanakan untuk mengeetahui
jumlah persediaan yang ada selama seminggu.
c.
Inventarisasi
Bulanan ( Monthly Inventory)
Inventarisasi Bulanan
merupakan pengontrolan dan perhitungan linen yang diadakan tiap-tiap bulan di
seksi-seksi kamar, restoran, bar, banquet dan outlet lain serta di linnen
section. Inventarisasi ini diadakan secara menyeluruh tiap akhir bulan.
11.
Catatan Linen Rusak
Catatan tentang semua linen yang tidak
terpakai lagi harus dijaga dengan baik. Catatan tentang linen yang tidak
terpakai tersebut dapat berfungsi sebagai alat kontrol inventaris yang penting.
Oleh karena itu, catatan tersebut harus disimpan pada suatu tempat di laundry
dan digunakan oleh karyawan yang mensortir linen rusak. Di dalam formulir harus
ada kolom-kolom untuk mencatat jenis-jenis linen dan jumlah item linen yang
tidak dipakai lagi. Pada akhir perode peghitungan, formulir diberi tanggal dan
diserahkan kepada housekeeper.
12.
Inventori Fisik Linen
Inventarisasi fisik linen yang digunakan dan
disimpan merupakan tugas penting dalam kaitannya dengan pengelolaan
inventarisasi linen. Inventarisasi fisik memberi informasi penting tentang
pengawasan biaya bagi housekeeper dan informasi untuk memonitor anggaran
departemen. Manfaat lain dari
inventarisasi fisik adalah Executive Housekeeper dapat menentukan jenis dan
jumlah linen yang diperlukan untuk mengganti stok yang hilang dan menjaga par
level yang sudah ada. Hal ini akan membanatu menjaga departemen housekeeping
agar tetap memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan linen hotel.
Kebutuhan untuk menambah kemballi persediaan linen hotel ditentukan atas dasar
masing-masing inventarisasi fisik.
13.
Cara Menyimpan Linen
Agar awet, linen tentu saja harus disimpan
sebaik-baiknya. Untuk itu ada berabagai hal yang harus diperhatikan di dalam
menyimpan linen, yaitu :
a.
Linen
yang telah dicuci dan dihaluskan di laundry harus disimpan di atas rak
penyimpanan ( linen rack) dan diatur menurut ukurannya.
b.
Lipatan
linen harus menghadap keluar agar memudahkan penghitungan maupun
pengambilannya.
c.
Pengambilan linern harus dilakukan dengna
sistem FIFO ( first in first out), dimana linen yang baru dikirim dari laundry
harus disimpan di rak dengan posisi paling bawah agar digunakan belakanngan,
yaitu setelah linen yang ada di atasnya terpakai. Dengan kata lain, yang
tersimpan lebih dahulu dipergunakan lebih dahulu, yang disimpan belakangan
digunakan belakangan. Hal ini dimaksudkan supaya long life ( umur ) linen
tersebut menjadi panjang, awet dan tidak mudah rusak.
14.
Cara Menyimpan dan Merawat Uniform
Cara
menyimpan dan merawat uniform adalah sabagai berikut :
a.
Uniform
bersih yang dikirim dari laundry , setelah dicek, digantung pada hanging rack
dengan hanger, dijadikan satu berdasarkan nama pemilik agar mudah mencari.
b.
Unform
dikelompokkan menurut departemen dan seksi masing-masing karyawan di mana dia
bertugas.
c.
Menggantungnya
dengan hanger, tidak dilipat agar tetap licin dan halus, tidak kusut.
d.
Uniform
disusun menghadap satu arah sehingga memudahkan pengambilannya.
Untuk merawat uniform,
caranya adalah sebagai berikut :
a.
Mengatur
penukaran umiform kotor dengan uniform bersih berdasarkan schedule.
b.
Mengirim
uniform kotor ke laundry berdasarkan jenis kain, bahan serta tingkat
kekotorannya. Jadi tidak boleh dicampur.
c.
Mengecek
kerusakan-kerusakan yang ada, seperti kancing, resluiting. Pakaian yang sobek
atau rusak harus dikirim ke seamtress agar segera di perbaiki.
15.
Prosedur Penukaran Uniform
Untuk menukarkan uniform,
karyawan harus mengikuti suatu prosedur tertentu, yaitu :
a.
Karyawan
menyerahkan uniform kotor kepada Uniform Attendant sesuai dengan jadwal.
b.
Saat
menyerahkan uniform kotor, karyawan harus mengisi uniform slip ( daftar cucian
uniform ) rangkap dua. Lembah pertama untuk karyawan pemilik uniform dan lembar
kedua untuk disimpan di linen section sebagai
penyerta uniform yang dicucikan ke laundry.
c.
Setelah
menghitungnya, Uniform Attendant menyerahkan uniform kotor ke laundry untuk
dicuci. Penyerahan cucian harus dikelompokkan berdasar jenis bahan, warna
maupun tingkat kekotorannya agar dicuci sendiri-sendiri.
d.
Setelah
uniform selesai diproses di laundry, maka akan dikirim kembali ke linen
section, diterima oleh Uniform Attendant untuk dicek dan dihitung, dicocokkan
dengan uniform slip, untuk kemudian disimpan dengan digantung di rak dengan
dilengkapi dengan uniform slip.
e.
Karyawan
yang akan mengambil uniform yang dicucikan harus menyerahkan uniform slip
kepada Uniform Attendant.
f.
Uniform
Attendant meneliti uniform slip, mencarikan dan mengambilkan serta menyerahkan
uniform karyawan sesuai dengan yang tertera pada uniform slip. Uniform yang
diserahkan harus benar, tidak boleh tertukar dengan uniform karyawan lain.
16.
Uniform Slip
Isi dari
uniform slip adalah sebagai berikut :
a.
Departemen/seksi
di mana karywan yang bertugas.
b.
Nama
karyawan
c.
Date/tanggal
mencucikan
d.
Nomor
urut
e.
Item,
yaitu jenis cucian / uniform yang dicucikan
f.
Subtotal,
jumlah tiap item/jenis cucian uniform yang dicucikan; misalnya: celana panjang
satu, hem lengan pendek satu, atau kode, missal : HK1, HK2
dst.
g.
Total,
jumlah tiap item/ uniform yang dicucikan ; misalnya : celana panjang satu, hem
lengan pendek satu, jumlah keseluruhan dua buah.
h.
Di
bagian kanan bawah adalah tanda tangan Uniform Attendant yang telah menerima
dan mengecek Uniform Attendant yang telah menerima dan mengecek uniform
karyawan yang diserahkan.
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
d.
Laudry
Section
·
Pengertian
hotel laundry
Hotel laundry adalah suatu kegiatan laundry dan dan dry
cleaning yang diselenggrakan oleh hotel dan untuk memenuhi kebutuhan hotel dan
tamu. Untuk hotel berbintang 4 ke atas membutuhkan laundry karena dipengeruhi
oleh beberapa hal, antara lain :
1.
Menunjang kelancaran opersional hotel
2.
Memenuhi kebutuhan tamu baik di dalam / luar
hotel
3.
Sebagai tambahan income / profit bagi hotel
4.
Sebagia alat promosi hotel
5.
Dapat memberikan image / citra yang baik bagi
hotel
6.
Sebagai salah satu persyaratan bagi klasisfikasi
hotel berbintang
·
Ruang
lingkup kegiatan laundry di dalam hotel
1.
Menangani proses pencucian seluruh linen hotel
dan staff uniform
2.
Menangani proses pencucian in house guest –
guest laundry
3.
Menangani proses pencucian out side laundry,
misalnya: tamu luar hotel, instansi-instansi atau apartemen-apartemen dan
hotel-hotel lain yang tidak memiliki fasilitas laundry.
·
Hubungan
laundry departemen dengan departemen lain yang ada di dalam hotel
Dalam pelalsanaan kerjanya laundry
departemen selalu berhubungan dengandepartemen-departemen lain di dalam hotel,
dimana tanpa dukungan antara satu dengan bagian lain maka tidak mungkin bagian
tersebut dapat beroperasi secara maksimal, dimana hubungan kerjanya selalu
bersifat timbal balik. Adapun laundry departemen dalam hubungan kerjasamanya
didalam operasionalnya hotel selalu berkaitan dengan bagian-bagian tersebut
dibawah ini, yaitu:
1.
Dengan front office departemen
v
Dengan front office berkaitan dengan pembayaran
dan perhitungan biaya pencucian pakaian tamu dimasukkan ke dalam guest account
dan pada saat chek out harus dilunasi dan hal tersebut dilakukan di front
office cashier
v
Mencuci pakaian karyawam front office
2.
Dengan housekeeping departemen
v
Menyangkut pengambilan dan pengiriman
pakaian-pakaian tamu,linen-linen dan uniform milik hotel dan karywan, dimana
seluruh operasional hotel khususnya pencucian linen-linen milik hotel menjadi
tanggung jawab dari bagian laundry contohnya : sheet, pillow case, blanket,
curtain, vitrage, duve, towel, dll.
3.
Dengan food and beverage departemen
v
Menyangkut pengambilan dan pengiriman
linen-linen milik restoran atau banquet. Seperti : tbale cloth, napkin, tabbe
skirt
v
Menyangkut pencucian pakaian-pakaian/ uniform
milik karyawan F & B departemen
4.
Dengan engineering departemen
v
Memperbaikai barang-barang yang rusak yang
menyangkut operasional laundry
v
Memlihara alat-alat dan mesin-mesin di laundry
v
Laundry mencuci pakaian seragam karyawan
enginering
5.
Dengan personalia departemen
v
Pengadaan tenaga kerja di laundry
v
Pengangkatan pegawai
v
Pelatihan pegawai
v
Pemutusan hubungan kerja
v
Cuti karyawan
v
Surat peringatan pegawai
v
Pembayaran gaji dan lembur karyawan
v
Encucian pakaian
6.
Dengan security departemen/ uniform milik
karyawan personalia
v
Pengawasan oleh pihak keamanan pada area – area
laundry
v
Keamanan barang-barang yang ada di laundry.
·
Jenis-jenis
laundry
1.
Commercial laundry:
Kegiatan laundry yang bertujuan untuk mencari keuntungan
(profit oriented).
Contoh: launderette, sengasex, washete. Dsb.
2.
Non – commercial laundry (Private):
Kegiatan laundry yang tidak untuk mencari keuntungan,
biasanya hanya untuk kebutuhan sendiri (intern)
Contoh : Asrama, Pabrik
3.
Semi commercial laundry:
Kegiatan laundry yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan
sendiri dan juag untuk mencari keuntungan.
Contoh: hotel laundry, rumah sakit, kapal pesiar,
apartemen.
·
Mesin dan
peralatan yang dibutuhkan di laundry adalah sebagai berikut :
a.
Marking Machine, Mesin yang bekerja secara
otomatis untuk member tanda pada cucian tamu. Mesin ini dapat mencetak nomor
kamar, nomor urut pada pita kecil dan menempelkan pada cuian tamu. Tanda ini
untuk menghindari hilangnya cucian tamu atau tertukar.
b.
Washing Machine, mesin untuk mencuci pakaian dan
linen kotor. Mesin ini otomatis menghilangkan kotoran dan membilas dengan air
hingga bersih.
c.
Washing Extractor Machine, mesin ini bekerja
secara otomatis memeras cucia yang selesai dicuci, cucian menjadi lembab,
sehingga mudah dalam proses pengeringan di mesin tumbler.
d.
Drying Tumbler, mesin ini bekerja secara
otomatis mengeringkan cucian-cucian yang sudah diperas.
e.
Pressing equipment, alat yang digunakan untuk
proses merapikan dan menghaluskan hasil cucian.
f.
Linen trolley, fungsinya untuk membawa cucian
bersih atau kotor.
g.
Meja, fungsinya untuk meletakkan linen bersih.
h.
Rak, fungsinya untuk tempat linen bersih dan
untuk tempat cucian tamu.
i.
Hanger, fungsinya untuk menggantung pakaian tamu
dan uniform.
j.
Bak/ember plastic, fungsinya untuk tempat cucian
basah, tempat detergent atau membawa sabun.
k.
Meja tulis, untuk checker menrima cucian dari
valet.
l.
Telephone, fungsinya untuk order taker menerima
pesanan penerimaan dan pengantaran cucian tamu.
m.
Lemari dan gudang untuk penyimpanan obat-obat
pembersih.
·
Perlengkapan
pendukung untuk cucian tamu
1.
Vinyl cover for suite (kantong plastic penutup
jas)
2.
Laundry bag, kantong tempat cucian-cucian
tamu.
3.
Plastick bag, plastic pembungkus cucian.
4.
Palstick hanger, gantungan baju dari plastic
5.
Collar holder, kerah karton untuk melipat
baju
6.
Laundry list, daftar cucian
7.
Laundry daily sales, formulir laporan penjualan
8.
Linen laundry slip, slip cucian linen
9.
Cellulosa tape,plaster plastic
10. Polymark
tape, pita untuk member tanda pada cucian.
11. Polymark
ribbon, pita untuk memunculkan nomor kode pada polimark tape.
12. Safety
pin, peniti pengaman.
13. Trolley,
untuk membawa pakaian tamu yang digantung
14. Keranjang
rotan, untuk membawa pakaian tamu yang dilipat dan di bungkus.
·
Macam-macam bahan pencuci pada proses pemcucian
1.
Air, merupakan bahan utama pada proses pencucian
di laundry.
2.
Soap, adalah campuran dari beberapa bahan kimia
pencuci yang mampu menurunkan atau menghilangkan ikatan yang kuat antara
pengotor dan pakaian. Fungsinya untuk melicinkan, melembutkan dan melunakkan
permukaan pakaian.
3.
Bleach/kaporit adalah zat kimia pencuci yang
berfungsi untuk membunuh kuman dan juga sebagai hygine dan sanitasi dan hanya
digunakan pada pakaian yang berwarna dasar putih.
4.
Sour/zat asam, berfungsi untuk menetralisis
sisa-sisa soda, soap dan kaporit yang masih menempel pada pakaian.
5.
Softener, zat kimia pelembut cucian atau
pengharum cucian, disamping melembutkan pakaian juga muda diseterika, lebih
licin dan tidak kusut serta menyegarkan (tidak semua cucian diberi pewangi)
6.
Starch, zat kimia untuk mengkakukan pakaian dan
permukaan pakaian menjadi rata, juga indah selain itu memberikan selaput film
(semacam laminating) pada permukaan pakaian, sehingga dapat menahan-menahan
kotoran selain itu juga untuk memperkuat pakaian.
Kadang-kadang linen,
uniform dan laundry section digabung menjadi satu department tersendiri
sesuai dengan work load (bobot tugas yang diembannya) atau menurut besar
kecilnya areal tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar